Hoja de pedido: qué es y qué debe incluir

Qué es una hoja de pedido

La hoja de pedido es el documento con el que un comprador encarga bienes o servicios a un proveedor. Recoge qué se compra, en qué cantidad, a qué precio, dónde y cuándo debe entregarse y en qué condiciones se pagará. Según la empresa y el sector se llama también orden de compra, nota de pedido u orden de pedido: el nombre cambia, la función es la misma.

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La emite el comprador, y eso la distingue del presupuesto, que emite el proveedor antes de la venta, y del pedido de venta, que es el registro interno que el proveedor crea en su ERP cuando acepta el pedido. Cada hoja de pedido lleva un número asignado por el comprador, que el proveedor repite en la confirmación, en el albarán y en la factura.

Para el comprador es también una herramienta de control: compromete el gasto antes de que se produzca, deja constancia de quién aprobó la compra y sirve de referencia escrita si la entrega o la factura no coinciden con lo acordado.

Valor jurídico: cuándo obliga a las partes

El Código Civil no exige una forma concreta para la compraventa entre empresas. Según su artículo 1254, el contrato existe desde que las partes consienten en obligarse, y el artículo 1258 añade que los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento. La hoja de pedido no es, por tanto, obligatoria por ley, pero es la forma más sencilla de dejar por escrito ese consentimiento.

En la práctica, la hoja de pedido funciona como la oferta del comprador. El artículo 1262 establece que el consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación: el contrato nace cuando el proveedor acepta el pedido, normalmente con una confirmación de pedido por escrito o sirviéndolo en los términos pedidos.

Si la confirmación del proveedor cambia algo, un precio, un plazo o una cantidad, ya no es una simple aceptación sino una contraoferta que el comprador tendrá que aceptar a su vez. Por eso conviene comparar siempre la confirmación con el pedido original antes de dar la operación por cerrada. Ante un pedido en disputa, la respuesta concreta corresponde a un abogado, no a este artículo.

Qué debe incluir una hoja de pedido

Ninguna norma fija una lista cerrada de datos para una hoja de pedido entre empresas. Lo que la hace útil es que el proveedor pueda servirla sin llamar al comprador y que ambas partes puedan comprobar después la entrega y la factura contra ella.

Primero, la identificación: razón social, NIF y dirección del comprador y del proveedor, número de pedido, fecha y una persona de contacto. Después, las líneas, que son el núcleo del documento: la referencia del comprador y la del proveedor cuando no coinciden, una descripción que permita identificar el producto sin ambigüedad, la cantidad, la unidad de medida, el precio unitario, los descuentos y el importe de cada línea.

Por último, las condiciones de ejecución: fecha de entrega, dirección de entrega, condiciones de transporte (una regla Incoterms si el pedido es internacional), condiciones de pago, IVA aplicable, total del pedido, referencia a las condiciones generales de compra y la firma o aprobación de quien autoriza el gasto.

Las condiciones de pago tienen un límite legal. Según el artículo 4 de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, si el contrato no fija plazo, el pago vence a los 30 días naturales de la recepción de la mercancía o del servicio, y las partes pueden ampliarlo, pero en ningún caso por encima de 60 días naturales. Un plazo más largo escrito en el pedido no lo hace válido.

Hoja de pedido, presupuesto, albarán y factura

El presupuesto lo emite el proveedor y propone un precio. La hoja de pedido la emite el comprador y se compromete a comprar, normalmente en las condiciones del presupuesto. El pedido de venta es la copia interna del proveedor, con sus propias referencias, y es la que activa la preparación, la fabricación y el envío.

El albarán acompaña a la mercancía y acredita lo que se ha entregado; el comprador lo firma al recibirla y anota las incidencias si falta algo o llega dañado. La factura llega al final y reclama el pago. Antes de pagar, el departamento de cuentas a pagar coteja pedido, albarán y factura: un precio distinto del pedido o una cantidad facturada y no recibida bloquea el pago hasta que alguien lo resuelve.

Por eso la hoja de pedido es la referencia de principio a fin. Un error cometido al leer el pedido, una unidad o un precio equivocados, no desaparece: vuelve a aparecer semanas después en ese cotejo, en forma de factura rechazada o de abono.

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Qué pasa cuando el pedido llega al proveedor

Del lado del proveedor, los pedidos casi nunca llegan en un formato limpio. Fabricantes y distribuidores los reciben como PDF adjunto, en el cuerpo de un correo, por EDI, desde portales de clientes, a veces escaneados o fotografiados. Cada cliente usa su propio formato, sus propias referencias y su propia manera de expresar unidades y descuentos.

Antes de preparar nada, alguien tiene que convertir ese documento en un pedido de venta en el ERP: identificar al cliente, traducir cada referencia del cliente a la referencia interna, convertir unidades (una caja pedida como 1 o como 12), comprobar los precios contra el presupuesto o la tarifa pactada, y registrar fechas y direcciones de entrega. Es en este paso donde nacen los errores de entrada de pedidos en el ERP.

Hecho a mano, el trabajo crece con la variedad de formatos más que con el número de pedidos, y concentra el riesgo en las líneas que no coinciden con lo que el ERP espera. Además es invisible hasta que falla: nadie mide el tiempo de volver a teclear un pedido correcto, pero todo el mundo ve el abono que sigue a uno mal introducido.

Procesar pedidos con un agente de IA

El OCR basado en plantillas extrae texto de un formato conocido y falla cuando un cliente cambia el suyo. La diferencia entre OCR, IA y agentes autónomos está en lo que ocurre después de leer: un agente no se queda en la extracción, lleva el pedido hasta el ERP.

En la práctica, el agente lee el pedido en el formato en que haya llegado, identifica al cliente, asocia cada referencia del cliente con la referencia interna usando las tablas de equivalencias y el catálogo del propio ERP, normaliza las unidades y comprueba cantidades y precios contra la tarifa o el presupuesto. Si todas las líneas cuadran, crea el pedido de venta. Si una línea es ambigua, una referencia desconocida o un precio fuera de lo pactado, se la pasa a una persona con el motivo en lugar de adivinar.

Cada decisión queda registrada, lo que da al equipo de pedidos algo que rara vez tiene con la entrada manual: un historial de por qué cada línea se aceptó, se corrigió o se escaló. Ese historial es lo que acorta la siguiente discusión con un cliente.

Implantación: automatizar sin cambiar de ERP

Automatizar el procesamiento de pedidos no exige un ERP nuevo. Mirage despliega agentes sobre el ERP que ya está en uso, sea SAP, Microsoft Dynamics, Sage o un sistema sectorial, a través de su API o de su interfaz, con ingenieros que trabajan dentro del entorno del cliente para conectarlos.

El primer paso es medir: cuántos pedidos llegan cada semana, en cuántos formatos, qué campos obligan a corregir y cuánto cuesta realmente volver a teclear los pedidos y corregir los errores. Esa medida es el punto de partida de cualquier guía práctica para automatizar la entrada de pedidos en el ERP, y la base con la que se compara cualquier resultado posterior; varía demasiado de una empresa a otra para que una cifra genérica signifique algo.

El retorno llega después por tres vías: tiempo del equipo de pedidos que pasa de teclear a resolver las excepciones que requieren criterio, menos facturas rechazadas y abonos, y pedidos registrados el mismo día en que llegan. Crece cuando los mismos agentes se ocupan de los documentos siguientes de la cadena: confirmaciones de pedido, albaranes y facturas de proveedores.