Cómo Biodéal convierte un pedido por email en un asiento SAP en menos de un minuto

Sobre Biodéal

Biodéal es un distribuidor de productos lácteos ecológicos — quesos, leche, mantequilla— que abastece a cadenas, panaderías y mayoristas. Sus clientes hacen pedidos por email, y cada uno tiene su propio formato: PDF generados por su propio ERP, tablas Word u ODT, formularios de pedido escaneados, o simplemente texto libre en el cuerpo del correo, cada uno con sus propias convenciones de cantidad ("12 / 5 Kg", "PACK (X6P)", columnas sin unidad).

Antes de Mirage, cada uno de esos pedidos se registraba a mano en SAP Business One por el equipo de administración de ventas: leer el documento, identificar al cliente y los productos en el catálogo, convertir cantidades entre kilos, cajas y unidades, elegir el almacén de envío correcto, aplicar descuentos. Un trabajo repetitivo, lento y expuesto a errores de captura.

El punto de partida

Mirage construyó un pipeline totalmente automatizado, del email al pedido en SAP, en producción desde el 22 de julio de 2025 — la fecha del primer pedido procesado en real.

Lo que construyó Mirage

• Recepción — la bandeja de Outlook de Biodéal está conectada por webhook (Microsoft Graph): cada email dispara el procesamiento en segundos, con una cola que absorbe los picos.
• Lectura del documento — doble extracción, OCR de alta resolución más extracción de maquetación, combinadas e interpretadas por un agente que conoce el catálogo de productos y el fichero de clientes de Biodéal, sincronizados automáticamente desde SAP.
• Lógica de negocio — el agente descarta lo que no es un pedido (acuses de recibo, avisos de rotura de stock, pedidos de Biodéal a sus propios proveedores), gestiona las roturas de stock señaladas dentro del hilo, y sigue la evolución de un pedido a lo largo de varios correos (creación, fusión, sustitución).
• Creación en SAP — resolución del cliente (coincidencia exacta, luego aproximada, luego por dirección), conversión de cantidades a las unidades correctas, descuentos en cascada, elección de almacén y serie de documento, creación del pedido a través del Service Layer de SAP.
• Bucle de control — cada email procesado se etiqueta en Outlook, y cualquier línea dudosa genera una alerta al equipo: nada se pierde en silencio.

Inteligencia de negocio, no OCR genérico

Enrutamiento según volumen. Un palet completo de leche que sale de una planta genera automáticamente el pedido de aprovisionamiento al proveedor correspondiente; por debajo de un umbral, el pedido sale en cajas desde otro almacén. Misma lógica para la mantequilla por encima de un umbral de valor. El sistema también gestiona el calendario logístico: días de salida fijos, cortes EDI, aplazamiento automático al siguiente día hábil. Una regla que Biodéal especificó en una hoja de cálculo, hoy aplicada a cada pedido sin intervención humana, y protegida por pruebas automatizadas.

Inferir la unidad a partir del precio. Cuando un formulario de pedido da una cantidad sin unidad ("66" — ¿cajas? ¿unidades? ¿kilos?), el sistema compara el precio unitario del documento con la tarifa SAP de cada unidad posible: un litro de leche a 1,17 € solo puede ser un cartón, no una caja de seis (~7 €). Esa red de seguridad convirtió un pedido de 12 líneas que antes se rechazaba por completo en un pedido registrado automáticamente, con las líneas inferidas marcadas para que el equipo las confirme.

Cero pérdida silenciosa. Una línea cuya cantidad no se puede extraer nunca hace fallar todo el pedido (el resto de líneas se registran igualmente) pero tampoco desaparece: se envía como alerta con un diagnóstico y una acción correctiva. El equipo puede completarla en SAP o corregir la regla del cliente, y luego reprocesar el email original con una herramienta dedicada que aplica las mismas salvaguardas que producción.

Qué cambió

Un pedido llega ahora a SAP en menos de un minuto tras recibirse el email, y el equipo solo interviene en los casos ambiguos — el resto pasa sin intervención humana alguna.

Próximos pasos

• Ampliar la cobertura a nuevos formatos de documentos de clientes
• Afinar las reglas de excepción a medida que surgen nuevos casos
• Incorporar más lógica de envío y precios de Biodéal al agente