Cómo Biodéal convierte un pedido por email en un asiento SAP en menos de un minuto
Los clientes de Biodéal piden por email en todos los formatos imaginables: PDF, formularios escaneados, hojas de cálculo, texto libre. Mirage construyó un pipeline que lee cada uno, aplica las reglas de negocio propias de Biodéal, y crea el pedido directamente en SAP Business One.
Sobre Biodéal
Biodéal es un distribuidor de productos lácteos ecológicos, quesos, leche, mantequilla, que abastece a cadenas, panaderías y mayoristas. Sus clientes hacen pedidos por email, y cada uno tiene su propio formato: PDF generados por su propio ERP, tablas Word u ODT, formularios de pedido escaneados, o simplemente texto libre en el cuerpo del correo, cada uno con sus propias convenciones de cantidad ("12 / 5 Kg", "PACK (X6P)", columnas sin unidad).
Antes de Mirage, cada uno de esos pedidos se registraba a mano en SAP Business One por el equipo de administración de ventas: leer el documento, identificar al cliente y los productos en el catálogo, convertir cantidades entre kilos, cajas y unidades, elegir el almacén de envío correcto, aplicar descuentos. Un trabajo repetitivo, lento y expuesto a errores de captura.
El punto de partida
Mirage construyó un pipeline totalmente automatizado, del email al pedido en SAP, en producción desde el 22 de julio de 2025, la fecha del primer pedido procesado en real.
Lo que construyó Mirage
- Recepción: la bandeja de Outlook de Biodéal está conectada por webhook (Microsoft Graph): cada email dispara el procesamiento en segundos, con una cola que absorbe los picos.
- Lectura del documento: doble extracción, OCR de alta resolución más extracción de maquetación, combinadas e interpretadas por un agente que conoce el catálogo de productos y el fichero de clientes de Biodéal, sincronizados automáticamente desde SAP.
- Lógica de negocio: el agente descarta lo que no es un pedido (acuses de recibo, avisos de rotura de stock, pedidos de Biodéal a sus propios proveedores), gestiona las roturas de stock señaladas dentro del hilo, y sigue la evolución de un pedido a lo largo de varios correos (creación, fusión, sustitución).
- Creación en SAP: resolución del cliente (coincidencia exacta, luego aproximada, luego por dirección), conversión de cantidades a las unidades correctas, descuentos en cascada, elección de almacén y serie de documento, creación del pedido a través del Service Layer de SAP.
- Bucle de control: cada email procesado se etiqueta en Outlook, y cualquier línea dudosa genera una alerta al equipo: nada se pierde en silencio.
- Leído como
- Leche entera ecológica, 1 L. Cantidad 66, sin unidad.
- Regla aplicada
- Unidad deducida del precio: 1,17 € es la tarifa SAP de un brik, una caja de seis cuesta unos 7 €. Por debajo del umbral de palé completo: sale en cajas desde el segundo almacén.
- Resultado
- 66 briks. Registrada en SAP. La unidad deducida se señala al equipo para confirmarla.
Inteligencia de negocio, no OCR genérico
Enrutamiento según volumen. Un palet completo de leche que sale de una planta genera automáticamente el pedido de aprovisionamiento al proveedor correspondiente; por debajo de un umbral, el pedido sale en cajas desde otro almacén. Misma lógica para la mantequilla por encima de un umbral de valor. El sistema también gestiona el calendario logístico: días de salida fijos, cortes EDI, aplazamiento automático al siguiente día hábil. Una regla que Biodéal especificó en una hoja de cálculo, hoy aplicada a cada pedido sin intervención humana, y protegida por pruebas automatizadas.
Inferir la unidad a partir del precio. Cuando un formulario de pedido da una cantidad sin unidad ("66", ¿cajas? ¿unidades? ¿kilos?), el sistema compara el precio unitario del documento con la tarifa SAP de cada unidad posible: un litro de leche a 1,17 € solo puede ser un cartón, no una caja de seis (~7 €). Esa red de seguridad convirtió un pedido de 12 líneas que antes se rechazaba por completo en un pedido registrado automáticamente, con las líneas inferidas marcadas para que el equipo las confirme.
Cero pérdida silenciosa. Una línea cuya cantidad no se puede extraer nunca hace fallar todo el pedido (el resto de líneas se registran igualmente) pero tampoco desaparece: se envía como alerta con un diagnóstico y una acción correctiva. El equipo puede completarla en SAP o corregir la regla del cliente, y luego reprocesar el email original con una herramienta dedicada que aplica las mismas salvaguardas que producción.
Qué cambió
Un pedido llega ahora a SAP en menos de un minuto tras recibirse el email, y el equipo solo interviene en los casos ambiguos, el resto pasa sin intervención humana alguna.
Próximos pasos
- Ampliar la cobertura a nuevos formatos de documentos de clientes
- Afinar las reglas de excepción a medida que surgen nuevos casos
- Incorporar más lógica de envío y precios de Biodéal al agente
El mismo flujo, caso por caso: automatización de la entrada de pedidos, pedidos de venta en SAP y pedidos de clientes demasiado pequeños para el EDI.
« La intervención de los forward-deployed engineers permitió fluidificar la puesta en marcha de nuestro agente, lo que nos permitió beneficiarnos de él lo antes posible. »
Preguntas sobre este despliegue
¿Qué automatizó Biodéal con Mirage?
La entrada de pedidos. Los clientes de Biodéal piden por correo electrónico en todos los formatos: PDF, formularios escaneados, hojas de cálculo, texto libre. El agente de Mirage lee cada pedido, aplica las reglas de negocio de Biodéal y lo crea en SAP Business One, sin que nadie vuelva a teclearlo.
¿Cuáles son los resultados del despliegue en Biodéal?
2.943 pedidos y 12.993 líneas registrados automáticamente desde el lanzamiento, para 113 clientes distintos, con una mediana de 48 segundos entre la llegada del correo y el pedido listo en SAP Business One. Alrededor del 7 % de los pedidos se marcan para una revisión humana.
¿En qué sistema escribe el agente?
SAP Business One. Biodéal conservó su ERP y sus procesos; el agente crea el pedido como lo haría una persona, y ninguna línea se pierde en silencio: un pedido que el agente no puede confirmar se marca para una persona en lugar de descartarse.
¿Quién es Biodéal?
Un distribuidor de lácteos ecológicos que abastece a cadenas minoristas, panaderías y mayoristas, y cuyos clientes piden por correo electrónico.
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