Manufactura / Entrada de pedidos
Automatización de la entrada de pedidos de clientes
Automatización de la entrada de pedidos de clientes para fabricantes y distribuidores cuyos clientes siguen pidiendo por correo. Envíenos un lote de pedidos reales, en PDF, tablas de Word, escaneos o texto plano, y en una semana los recibe como líneas listas para su ERP, cotejadas con su fichero de clientes y su catálogo, con cada línea dudosa señalada.
En producción en Biodéal desde julio de 2025, sobre SAP Business One.
La realidad
La mayoría de los clientes nunca envía un mensaje EDI. Envían una orden de compra exportada de su propio ERP, un formulario escaneado o tres líneas en un correo, y alguien de administración de ventas la vuelve a teclear en SAP, Sage, Odoo o Microsoft Dynamics, línea a línea, antes de poder enviar la confirmación del pedido.
Qué hace Mirage
Procesamiento automatizado de pedidos, del correo al ERP
Mirage lee la orden de compra como la lee su equipo, aplica las reglas que aplica su equipo y crea el pedido de venta por una interfaz que su ERP ya ofrece.
Lee cada pedido, sea cual sea el formato
El correo y su adjunto: un PDF del ERP del cliente, una tabla de Word o de hoja de cálculo, un formulario escaneado o texto plano. Lo que no es un pedido, una confirmación de entrega o un aviso de rotura de stock, se reconoce y se descarta.
Lo coteja con sus propios datos maestros
Referencias del cliente, unidades y precios se cotejan con su maestro de artículos y su fichero de clientes: exacto, luego aproximado, luego por dirección de entrega. Una unidad que falta en la orden de compra se deduce del precio.
Graba el pedido y envía la confirmación
El pedido de venta se crea en SAP, Sage, Odoo o Dynamics por su API, por EDI o por importación de fichero plano. La confirmación del pedido puede volver al cliente automáticamente.
LO QUE LLEGA, Y QUÉ PASA CON ELLO
Qué formatos de pedido se pueden automatizar, y qué necesita cada uno
Cada formato que un cliente usa para pedir, lo que el agente lee en él y la regla que decide si la línea se graba o se retiene. Los formatos son los que recibe un departamento de pedidos; las reglas, las que su equipo ya aplica, puestas por escrito.
| Cómo llega el pedido | Qué se lee | Se graba cuando | Se retiene cuando |
|---|---|---|---|
| Orden de compra en PDF exportada del ERP del cliente | Cabecera, dirección de entrega, líneas con las referencias del cliente, unidades, precios | Cada referencia se resuelve por la tabla de correspondencia del cliente y el precio está dentro de la tolerancia | Una referencia tiene dos candidatos, o el precio sale del acuerdo |
| Tabla de Excel o Word adjunta a un correo | Las columnas de la tabla, asignadas una vez por cliente | Las columnas se asignan sin ambigüedad y las cantidades respetan los envases | Falta la unidad y el precio corresponde a más de un envase |
| Formulario escaneado o fotografiado | El formulario tras el OCR, con los campos dudosos señalados | Cada campo que exigen las reglas se lee con confianza | Una cantidad o una referencia es ilegible |
| Tres líneas en el cuerpo de un correo | El cliente por el remitente, los artículos por el texto, las cantidades tal como están escritas | El cliente es conocido y cada artículo se resuelve a un solo código | La dirección de entrega no está entre las registradas del cliente |
| Mensaje EDI (ORDERS, 850) | No se trata aquí: sigue en su conexión EDI | n/a | n/a |
| Reenvío de un pedido ya recibido | Número de orden, cliente, líneas, fechas | Nunca: se vincula al primer pedido | Siempre señalado como duplicado, con el enlace |
Lo que no es un pedido, una confirmación de entrega, una consulta de stock, una solicitud de oferta, se clasifica y se dirige a la cola correcta con un registro, para que nada espere en el buzón de pedidos y nada se grabe por error.
El resultado
Pedidos por correo al ERP, línea a línea
| Línea de la orden de compra | Tal como llegó | Grabado en el ERP | Estado |
|---|---|---|---|
| OC 4471, cabecera | Entregar en nuestro almacén de Zaragoza | Destinatario 2 del cliente C1045 | Cotejado por dirección |
| OC 4471, línea 1 | Tornillo hexagonal M12x40 cincado, 500 | Artículo 30412, 500 uds | Grabado |
| OC 4471, línea 2↳ La orden de compra no indicaba unidad. A 21,00 € el precio solo corresponde a una caja de 100 en su tarifa, no a una arandela suelta: la línea se graba en cajas y se señala para confirmar. | Arandela M12, 5 a 21,00 € | Artículo 30577, 5 cajas de 100 | Unidad deducida |
| OC 4471, línea 3↳ La referencia del cliente no tiene correspondencia en su maestro de artículos. La línea va a su equipo con los dos artículos más cercanos; el resto del pedido no se detiene. | Ref. 88-120-B, 40 | Sin correspondencia en el maestro | Enviado a una persona |
Prueba
Software de entrada de pedidos en PDF, en producción
Biodéal, distribuidor de lácteos ecológicos que abastece a cadenas de distribución, panaderías y mayoristas, utiliza este flujo sobre SAP Business One.
Biodéal
48 segundos de mediana entre el correo del pedido y el pedido listo en SAP
2.943 pedidos procesados automáticamente desde la puesta en marcha del 22 de julio de 2025
Alrededor del 7 % de los pedidos señalados para revisión humana, ninguno perdido en silencio
Reducir los errores de entrada en sus propios pedidos
Envíenos un lote de pedidos reales de clientes, tal como llegaron. En una semana ve cada uno tal como se grabaría en su ERP, con cada línea de la que dudamos señalada.
Cómo se desarrolla un despliegue: Observar, Mapear, Construir, Operar, Expandir. Ver el método
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