Calculadora del coste de los errores de entrada de pedidos
¿Cuánto cuesta cada mes teclear los pedidos de clientes en el ERP, y cuánto añaden los errores? Introduzca su volumen de pedidos, los minutos por pedido, la parte que sale mal, lo que cuesta corregir un error y el coste horario cargado de las personas que los introducen. La calculadora devuelve las horas y el coste mensuales, separando entrada y errores.
Ha calculado los errores. Mirage elimina la recaptura que los causa.
Pedidos de clientes desde cualquier bandeja de entrada, leídos, verificados e introducidos en su ERP sin volver a teclearlos. Envíenos algunos pedidos y le devolvemos un plan, sin compromiso.
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De dónde sale cada dato
- Pedidos al mes
- El recuento del ERP de pedidos de venta creados manualmente en los últimos tres meses, dividido por tres. Excluya los pedidos EDI y web que entran sin intervención.
- Minutos por pedido
- Un cronómetro sobre diez pedidos de complejidad normal, desde abrir el correo o el PDF hasta el pedido guardado, incluidas las búsquedas (cliente, códigos de artículo, precios, fecha de entrega).
- Tasa de error
- Abonos, modificaciones tras la confirmación y devoluciones cuya causa es un error de entrada (artículo, cantidad, precio, dirección, fecha), sobre los mismos pedidos. Tres meses de abonos suelen dar la cifra.
- Coste por error
- El coste medio en efectivo de uno de esos errores: reexpedición, reposición, abono perdido, urgencia, penalización. Sus equipos de logística y finanzas tienen los componentes.
- Minutos de corrección
- El tiempo entre la llamada del cliente y el pedido corregido, sumando a todos los implicados. A menudo más largo que la entrada original.
- Coste horario cargado
- Salario bruto más cargas sociales y beneficios, dividido por las horas pagadas. No solo el salario por hora.
La fórmula
horas de entrada = pedidos × minutos por pedido / 60
coste de la entrada = horas de entrada × coste horario
errores = pedidos × tasa de error
coste de los errores = errores × (coste directo + minutos de corrección / 60 × coste horario)
coste al mes = coste de la entrada + coste de los errores
El resultado es el coste del paso manual tal como funciona hoy, en horas y en dinero, con los errores que produce valorados en lo que cuesta repararlos. Es una referencia, no un ahorro: lo que ahorraría una alternativa depende de la parte de pedidos que asuma y de su propio coste.
Un ejemplo resuelto
Un distribuidor introduce 2.000 pedidos al mes a mano, 6 minutos cada uno: 200 horas. El 3 % lleva un error, 60 pedidos, cada uno con 45 de transporte y abonos más 20 minutos de corrección. A 35 cargados por hora: entrada 7.000; coste directo de errores 2.700; corrección 20 horas, 700. Total 10.400 al mes, 124.800 al año, 220 horas o 1,4 equivalentes a tiempo completo, y un tercio del coste son los errores.
Qué incluye la cifra y qué deja fuera
- Incluido: el tiempo de entrada, el tiempo de corrección y el coste en efectivo de cada error que usted introdujo.
- No incluido: las entregas tardías que cuestan un cliente, los descuentos concedidos para conservarlo, el trastorno de planificación de una cantidad equivocada. Son reales y mayores, y no están en la fórmula porque no se leen en un documento.
- La tasa de error es la cifra más incierta. Si no la tiene, introduzca 1 % y 5 % y mire ambos resultados.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se mide el coste de la entrada manual de pedidos?
Multiplique los pedidos introducidos a mano cada mes por los minutos que lleva cada uno, convierta a horas y multiplique por el coste horario cargado de quienes los introducen. Añada el coste de los errores que esa entrada produce: los pedidos corregidos o abonados después, por lo que cuesta reparar cada uno en dinero y en tiempo.
¿Cuál es una tasa de error de entrada típica?
No hay una cifra que valga para su empresa. Lea la suya en tres meses de abonos, modificaciones tras la confirmación y devoluciones causadas por un error de entrada, divididos por los pedidos introducidos en el mismo periodo. Las empresas que la miden suelen sorprenderse, en un sentido o en otro.
¿Qué cuenta como coste de un error de entrada?
El dinero gastado en repararlo (reexpedición, reposición, abonos perdidos, urgencias, penalizaciones) y el tiempo de todos los que lo gestionaron, desde la llamada del cliente hasta el pedido corregido. Los clientes perdidos y el trastorno de planificación también son reales, pero no se leen en un documento, así que la calculadora los deja fuera.
¿Por qué el coste horario cargado y no el salario?
Porque la hora cuesta a la empresa más que el salario: cargas sociales, beneficios, vacaciones pagadas, herramientas y puesto de trabajo. Finanzas suele tener una tarifa cargada por función; usar solo el salario infravalora la cifra en un tercio o más.
¿Esta calculadora dice lo que ahorraría la automatización?
No. Da el coste del paso manual tal como funciona hoy. Una entrada automatizada asume una parte de los pedidos y tiene su propio coste; el ahorro es la diferencia. La calculadora de ROI de la automatización continúa desde ahí.
Los pedidos detrás de estos minutos llegan como correos, PDF y pantallas de portal.
Mirage despliega agentes de IA que leen los pedidos en el formato en que llegan, validan cliente, artículos, precios y fechas contra el ERP y crean el pedido, señalando las excepciones a una persona.
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