Glosario de documentos de operaciones e IA

Software que lee documentos o datos, decide qué hacer con reglas y ejemplos, y actúa dentro de los sistemas existentes: crea un pedido en el ERP, rellena una declaración aduanera, compara ofertas, señala una desviación en una factura. A diferencia de un guion fijo, maneja documentos de formatos variables y deriva las excepciones a una persona. En operaciones, un agente se despliega sobre un flujo cada vez, con un paso de revisión humana donde la decisión tiene consecuencias, y se mide por la parte de casos que completa sin ayuda.

Más información: Guía de agentes de IA

Comprobar cada factura del transportista contra el contrato antes de pagarla: la tarifa del tramo, el recargo por combustible de la semana de recogida, los accesorios solicitados y sus precios contratados, y las horas anotadas en los documentos de entrega para la espera. Las desviaciones se retienen o se reclaman con los documentos que las respaldan. Los errores son pequeños por factura y frecuentes, así que una muestra los subestima: la mayoría de los equipos auditan todas las facturas, por automatización o con un proveedor pagado sobre lo recuperado.

Más información: Calculadora de auditoría de facturas de transporte

El cuadro de precios unitarios de un contrato francés por precios unitarios: un precio por unidad de obra, al que el contratista se compromete y que se aplica a las cantidades realmente ejecutadas, medidas en obra. El BPU vincula en los precios; las cantidades vienen del DQE como estimación y de la medición de la obra para el pago. Se usa en contratos de mantenimiento, acuerdos marco y obras cuyas cantidades no pueden fijarse de antemano. Equivale al cuadro de precios número uno de un proyecto español.

La carta de porte del transporte internacional por carretera regida por el Convenio CMR de 1956, vigente en la mayor parte de Europa y en varios países del norte de África y Oriente Medio. Registra remitente, transportista, destinatario, la mercancía, los bultos y el peso, los lugares de carga y entrega y las reservas formuladas en cada uno. Es prueba del contrato y del estado de la mercancía: una reserva escrita en la entrega es lo que sostiene una reclamación por daños o faltas.

Más información: IA para logística

La unidad de volumen de la carga: largo × ancho × alto en metros, sumados sobre los bultos de un envío. El grupaje marítimo se tarifa por CBM o por tonelada de flete (el mayor entre el peso en toneladas y el volumen en CBM); el aéreo y el terrestre convierten el volumen en peso volumétrico con un divisor y cobran el mayor entre el peso real y el volumétrico. El CBM decide también si un envío cabe en un contenedor de 20 o de 40 pies.

Más información: Calculadora de CBM y peso volumétrico

El pliego de prescripciones técnicas de un contrato de obra francés: para cada lote, las obras a ejecutar, los materiales, las normas y los requisitos de ejecución. Forma parte de los documentos contractuales y gobierna lo que cubre el precio. Los contratistas lo leen contra la DPGF o el BPU para encontrar prestaciones descritas y no valoradas, y partidas valoradas y no descritas; en esos huecos empiezan las disputas. Es el equivalente del pliego de prescripciones técnicas particulares español.

La solicitud periódica de pago del contratista, normalmente mensual: para cada partida del contrato, la obra ejecutada acumulada y su importe, del que se descuentan las certificaciones anteriores, la retención de garantía si la hay y los anticipos para llegar al importe a pagar. La dirección facultativa la comprueba y la aprueba; en contratación pública española el plazo de pago corre desde su aprobación. Se apoya en el presupuesto del contrato y en las mediciones que justifican las cantidades.

Más información: Calculadora de retención de garantía

En las obras públicas estadounidenses sujetas a la Davis-Bacon Act y a leyes estatales similares, el parte semanal de nómina que el contratista presenta por cada trabajador: categoría, horas por día, tarifa, beneficios sociales, bruto y neto, con una declaración de cumplimiento firmada. El formulario federal es el WH-347. Las administraciones lo comprueban contra la tabla salarial del proyecto; un error de categoría o de beneficios es un incumplimiento, no un error contable.

El viaje de ida y vuelta de un camión de mina entre la cargadora y el vertedero o la trituradora: posicionamiento y cola en la cargadora, carga, viaje cargado, descarga, retorno vacío. Su duración en minutos, con la carga útil, fija las toneladas que mueve un camión por hora productiva, y con la disponibilidad y la utilización, cuántos camiones necesita un turno. Los tiempos de ciclo los mide el sistema de gestión de flota; distancia, pendiente, resistencia a la rodadura y acoplamiento con la cargadora son lo que los mueve.

Más información: Calculadora de flota de camiones de mina

Ajustar las ofertas de los subcontratistas al mismo alcance antes de compararlas: añadir un valor de reposición por cada partida que una oferta excluye, añadir los costes que una oferta asumió y otra no (aval, impuestos, elevación) y deducir lo que no se pidió. Los totales igualados dicen lo que cuesta cada oferta para el mismo trabajo; la cifra más baja sobre el papel suele ser la que más excluyó. La adjudicación pondera después referencias, plazo y capacidad de aval.

Más información: Calculadora de comparación de ofertas

Casar cada litro de combustible desde la entrega hasta el consumo: albaranes del proveedor contra movimientos de las sondas de los tanques, salidas de tanque contra registros de surtidores y camiones cisterna, registros de surtidores contra las horas o kilómetros de los equipos que repostaron. Las diferencias señalan errores de medición, fugas, robos o salidas no registradas. En una mina el combustible es uno de los mayores costes operativos y el que más registros manuscritos tiene, por lo que la conciliación es a la vez valiosa y tediosa.

Más información: Conciliación de combustible

El documento que emite el transportista marítimo al recibir la mercancía: recibo de la carga, prueba del contrato de transporte y, en su forma negociable, título representativo de la mercancía. Nombra cargador, consignatario y parte a notificar, describe la mercancía, los bultos, el peso y las marcas, e indica los puertos y las condiciones del flete. Las discrepancias entre el conocimiento, la factura y la lista de embalaje son lo que la aduana retiene y los bancos rechazan en un crédito documentario.

Más información: IA para logística

La clasificación que publica el Construction Specifications Institute para organizar las especificaciones y la información de construcción en Norteamérica: cincuenta divisiones (03 Hormigón, 09 Acabados, 26 Electricidad...) divididas en secciones de seis dígitos. Especificaciones, presupuestos, registros de documentación y paquetes de subcontratación citan los mismos números de sección, lo que permite comprobar una línea del presupuesto contra su especificación y asignarla al oficio que la valorará. El equivalente español es la estructura por capítulos del presupuesto.

Más información: IA para contratistas generales

El expediente de licitación francés: los documentos administrativos (reglamento de la consulta, CCAP, acta de compromiso), los técnicos (CCTP, planos) y los de precio (DPGF, BPU, DQE). Leer un DCE es establecer qué documento gobierna qué, comprobar los planos contra el CCTP y encontrar lo que el precio debe cubrir antes de medir. Los contratos públicos siguen el Code de la commande publique; los privados, el propio contrato. Equivale al conjunto de pliegos y proyecto de una licitación española.

La declaración formal a la administración de aduanas de las mercancías que entran o salen de un territorio: clasificación arancelaria, origen, valor en aduana, cantidades, régimen solicitado y documentos que la respaldan. Sobre ella se liquidan derechos e impuestos, y el declarante responde de su exactitud. En la Unión Europea es el DUA. La mayor parte de sus datos se transcribe de la factura comercial, la lista de embalaje, el documento de transporte y el certificado de origen: la automatización empieza por leer esos documentos antes de presentarla.

Más información: Calculadora de aranceles de aduana

El cargo que aplica una naviera cuando un contenedor permanece dentro del puerto o la terminal más allá del tiempo libre concedido tras la descarga (importación) o antes de la carga (exportación). Se cuenta por contenedor y día, normalmente en tramos crecientes, desde el fin del tiempo libre. El demurrage se distingue del detention, que afecta al contenedor fuera de la terminal, y del almacenaje portuario, que cobra la propia terminal. Tiempo libre y tramos están en la tarifa de la naviera o en el contrato.

Más información: Calculadora de demurrage y detention

En contenedores, el cargo por retener el contenedor de la naviera fuera de la terminal más allá del tiempo libre, entre la retirada y la devolución del vacío (importación) o entre la retirada del vacío y la entrada en la terminal (exportación). En transporte por carretera, el cargo por retener un camión en un punto de carga o entrega más allá del tiempo libre, contado por horas desde la hora de llegada de los documentos de entrega. Ambos se auditan contra horas registradas, no contra las cifras de la propia factura.

Más información: Calculadora de demurrage y detention

La parte del tiempo programado en que una máquina está mecánicamente en condiciones de trabajar: horas programadas menos paradas por mantenimiento planificado y averías, dividido por las horas programadas. Se lee en el sistema de mantenimiento, no se supone. Una flota al 85 % de disponibilidad tiene, en un turno de 12 horas, unas 10 horas de camiones capaces de rodar; la utilización dice después cuántas de esas horas acarrean de verdad. Las dos se multiplican en el dimensionamiento de flota y en el informe de productividad.

Más información: Calculadora de flota de camiones de mina

En las licitaciones francesas de obra a precio alzado, el desglose detallado del precio global: cada unidad de obra con su unidad, cantidad, precio unitario e importe, cuya suma es el precio del contrato. El precio alzado es lo que vincula; la DPGF lo explica, y un error de cantidad en ella suele quedar a cargo del contratista. Se lee contra el CCTP, el pliego técnico, para comprobar que cada prestación descrita está valorada y cada partida valorada está descrita.

En una licitación francesa por precios unitarios, la lista de partidas con cantidades estimadas que los licitadores valoran con los precios de su BPU para obtener un total comparable. Las cantidades son orientativas, no contractuales: el pago sigue las cantidades realmente ejecutadas. El DQE es lo que el órgano de contratación usa para ordenar las ofertas, lo que convierte un precio unitario desequilibrado (muy bajo en partidas que bajarán, muy alto en las que subirán) en un punto clásico de revisión.

La declaración única de mercancías de Marruecos, presentada en los sistemas de la administración de aduanas para toda operación de importación, exportación o tránsito. Lleva la partida arancelaria, el origen, el valor en aduana, el Incoterm, el peso, los documentos adjuntos (factura, lista de embalaje, certificado de origen, conocimiento) y los derechos e impuestos liquidados. La mayor parte de sus datos se copia de esos documentos, por lo que una discrepancia entre ellos aparece al presentarla o en la inspección.

Más información: Calculadora de aranceles de importación en Marruecos

La versión electrónica de la carta de porte CMR, permitida por el protocolo adicional de 2008 al Convenio para los países que lo han ratificado, España entre ellos. Los datos son los mismos; firmas, reservas y hora de entrega se recogen en un dispositivo y se comparten al momento entre las partes, en lugar de en una copia de papel que llega a la oficina días después. Su uso exige que los dos países del trayecto se hayan adherido al protocolo y que transportistas y cargadores usen plataformas compatibles.

Más información: IA para logística

El intercambio de documentos comerciales entre los sistemas de dos empresas en formatos estructurados estándar (EDIFACT, ANSI X12): pedidos, confirmaciones, avisos de expedición, facturas. El EDI elimina la entrada manual con los socios conectados, a cambio de un proyecto de integración por socio; por eso muchos proveedores medianos tienen EDI con unos pocos grandes clientes y reciben por correo o PDF los pedidos de todos los demás. La entrada de pedidos con IA cubre ese segundo grupo sin pedir a los clientes que cambien su forma de pedir.

Más información: Alternativas al EDI para la entrada de pedidos

Crear un pedido de venta en el sistema de gestión (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, un sistema propio) a partir del documento de pedido del cliente: localizar el cliente y la dirección de entrega, traducir las referencias del cliente a códigos internos, comprobar precios, cantidades, unidades y fechas, y guardar un pedido validado. Se mide en minutos por pedido y en la parte de pedidos que vuelven con error, lo que juntos da el coste del paso manual.

Más información: Calculadora del coste de los errores de entrada de pedidos

La familia de contratos tipo internacionales publicada por la Fédération Internationale des Ingénieurs-Conseils, usada en proyectos de Oriente Medio, África y Asia: el Libro Rojo para obras diseñadas por el cliente, el Libro Amarillo para diseño y construcción, el Libro Plata para EPC llave en mano. Los contratos FIDIC funcionan con notificaciones sujetas a plazos de caducidad: una reclamación no notificada a tiempo puede perderse, así que el registro de cartas, instrucciones y eventos de obra es la memoria de trabajo del contrato.

Un diseño en el que un sistema automatizado entrega ciertas decisiones a una persona antes de actuar: el agente lee, extrae, compara y propone, y un revisor confirma, corrige o rechaza. En operaciones el bucle se coloca donde un error es caro o irreversible: valorar una oferta, presentar una declaración, crear un pedido por encima de un umbral, pagar una factura. La parte de casos derivados a una persona, y lo que tardan, son las dos cifras que muestran si el bucle funciona.

Más información: La plataforma Mirage

Las once reglas publicadas por la Cámara de Comercio Internacional que definen, en una compraventa de mercancías, qué parte organiza y paga el transporte, el seguro, el despacho de exportación e importación, y dónde pasa el riesgo del vendedor al comprador. EXW, FCA, FOB, CIF, DAP y DDP son las más usadas. El Incoterm decide qué costes entran en el valor en aduana y en qué factura debe figurar el flete, así que es el primer campo que lee una declaración aduanera o un cálculo de coste de importación.

Más información: Incoterms 2020: quién se encarga de qué

Un ingeniero que construye y opera el software dentro de la operación del cliente en lugar de en la oficina del proveedor: observa el flujo in situ, mapea documentos y sistemas, construye el agente con los datos del cliente, lo opera con el equipo y lo amplía. El término procede de la defensa y lo adoptaron las empresas de software para los proyectos en que el producto debe ajustarse a los sistemas y documentos de cada cliente. Los ingenieros de Mirage trabajan así, en cinco pasos con nombre.

Más información: La guía completa del forward deployed engineering

La combinación de OCR, análisis de maquetación y modelos de lenguaje que lee los documentos operativos como lo haría una persona: los campos de un conocimiento de embarque sea cual sea su formato, las exclusiones de una carta de oferta, las cantidades de un plano, las líneas de un pedido de compra, y los vincula a los sistemas y documentos con los que se relacionan. La salida es un dato estructurado con la referencia de dónde salió cada valor, para que un revisor lo compruebe en la página de origen.

Más información: Inteligencia documental

En proyectos EPC e industriales, la extracción de información de ingeniería, no solo de cantidades, a partir de planos y especificaciones: tags, números de línea, diámetros, materiales, clases de presión, servicio, aislamiento. El ITO alimenta la lista de materiales, las compras y las listas de equipos, y es el paso en que un atributo erróneo se propaga más lejos. Se hace por disciplina (tuberías, electricidad, instrumentación) sobre P&ID, isométricos y hojas de datos.

Más información: IA para contratistas EPC y MEP

Un modelo entrenado con cantidades enormes de texto que lee y escribe lenguaje y, con las instrucciones y el contexto adecuados, extrae campos de documentos, los clasifica, los compara y redacta respuestas. En un agente de operaciones el LLM es un componente: lee la carta de oferta o el pedido de compra, mientras reglas, consultas a los sistemas del cliente y un paso de revisión humana comprueban lo que produce. Un LLM solo no es un agente; un agente sin validación no es seguro sobre un contrato.

Más información: OCR frente a LLM

La obtención, a partir de los planos, de las cantidades que necesita un presupuesto: recuentos, longitudes, superficies y volúmenes de cada unidad de obra, plano por plano. Las mediciones dicen qué hay que construir; el presupuesto les pone precio. Hechas a mano con escalímetro, en pantalla con un programa o por un agente de IA que lee archivos PDF, DWG o IFC, cada cantidad debe quedar vinculada al plano y al detalle de donde sale: es lo que comprueba un revisor y lo que invoca después un modificado.

Más información: Mediciones y presupuestos con IA

El acuerdo escrito, firmado después del contrato, que cambia la obra, el precio, el plazo o varios de ellos. Registra qué cambió, qué lo originó (una petición del promotor, un cambio de proyecto, la respuesta a una consulta, una condición de obra), el precio desglosado en mano de obra, materiales, maquinaria y subcontratas con los porcentajes pactados, y el nuevo importe y la nueva fecha de terminación. En contratación pública española, el modificado sigue el procedimiento de los artículos 203 a 207 de la LCSP.

Más información: IA para construcción

La lista de materiales derivada de un juego de planos: en tuberías, cada tramo de tubo, accesorio, brida, válvula y juego de tornillería por línea y por especificación, contados en los isométricos o los P&ID. El MTO es lo que compras adquiere y lo que el taller corta, así que lleva diámetros, espesores, materiales y cantidades con un margen de desperdicio. Se distingue de unas mediciones por su nivel de detalle y por los códigos de especificación de cada artículo.

Más información: IA para contratistas EPC y MEP

La cuarta edición del New Engineering Contract, una familia de contratos tipo británicos muy usada en la infraestructura pública del Reino Unido y cada vez más fuera. Sus rasgos: obligaciones de colaboración, alertas tempranas, eventos de compensación que deben notificarse en plazos fijos y un programa que se actualiza y acepta durante todo el proyecto. Administrar un contrato NEC4 es sobre todo cuestión de notificaciones y plazos: la disciplina documental decide la mayoría de las disputas.

Convertir la imagen de un documento en texto: los caracteres de una factura escaneada, un albarán fotografiado o un PDF sin capa de texto. El OCR da los caracteres, no su significado; la extracción por plantilla busca después los campos en posiciones fijas, y el procesamiento documental con IA los lee estén donde estén. La calidad depende del escaneo, las fuentes y el idioma, y sus errores (un 5 leído como S, un decimal perdido) son la razón de validar las cifras extraídas contra otros campos y documentos.

Más información: OCR frente a procesamiento documental con IA

El documento con el que el comprador encarga bienes o servicios a un proveedor: un número de pedido, los artículos en los términos del comprador, cantidades, precios, fechas de entrega y condiciones. Llega al proveedor por correo, PDF, fax, portal o EDI, y se convierte en su pedido de venta una vez aceptado. Los dos documentos describen la misma transacción en los sistemas de dos empresas con códigos de artículo y formatos distintos: esa es la traducción que hace el administrativo de pedidos, o el agente que lo sustituye.

Más información: Automatización de pedidos de venta

El registro que un proveedor crea en su ERP cuando acepta el pedido de compra de un cliente: cliente, dirección de entrega, artículos con los códigos del proveedor, cantidades, precios de la tarifa acordada, fechas solicitadas y confirmadas, condiciones. Dirige la preparación, la producción, la expedición y la facturación. La entrada manual es el paso en que el documento del cliente se transcribe al pedido de venta, y donde un código, una cantidad o una fecha equivocados se convierten en una devolución, un abono o una entrega tardía.

Más información: Automatización de pedidos de venta

El peso sobre el que el transportista factura un envío: el mayor entre su peso bruto real y su peso volumétrico, el volumen dividido por el divisor del modo (6.000 cm³ por kg es el estándar IATA en aéreo; los transportistas terrestres y exprés usan habitualmente 5.000, a veces 4.000 o 3.000). Un envío ligero y voluminoso se factura por volumen; uno denso, por su peso en báscula. El divisor está en la tarifa del transportista, y un divisor equivocado es un error de factura frecuente.

Más información: Calculadora de CBM y peso volumétrico

La ventanilla única nacional del comercio exterior de Marruecos, por la que importadores, exportadores, transitarios, transportistas, bancos y aduana intercambian los documentos de un envío: compromisos de importación, manifiestos, la DUM, solicitudes de inspección, documentos portuarios y bancarios. El despacho de un envío recorre pasos de PortNet en secuencia; un documento rechazado en un paso bloquea el siguiente, y los datos de cada paso salen de los documentos comerciales del envío.

Más información: Calculadora de aranceles de importación en Marruecos

La tarifa horaria mínima y los beneficios sociales que un contratista debe pagar a cada categoría de trabajador en una obra pública estadounidense, fijados por una determinación salarial según la localidad y el tipo de construcción. La Davis-Bacon Act la impone a las obras con financiación federal; muchos estados tienen su propia ley. La tarifa base, el crédito por beneficios (anualizado para algunos) y las horas extra sobre la tarifa base son las tres cifras que más fallan.

El documento de entrega firmado, en papel o electrónico, que acredita que el destinatario recibió la mercancía: fecha y hora, quién firmó, el número de bultos y cualquier reserva sobre el estado o las faltas. La prueba de entrega cierra la obligación del transportista, pone en marcha el plazo de pago de la factura y es la prueba en una reclamación. También es donde se demuestra la espera: las horas de llegada y salida que figuran en ella son contra las que se comprueba una factura de detention.

Más información: IA para logística

Una pregunta escrita y formal del contratista al proyectista o a la dirección facultativa cuando los planos, el pliego u otros documentos del contrato son imprecisos, incompletos o contradictorios. Cita el plano, el detalle y el artículo afectados, plantea la pregunta, a menudo propone una respuesta y registra la contestación y su fecha. La respuesta no modifica el contrato por sí misma; cuando cambia coste o plazo, lleva a un modificado. Un registro cuenta los días abiertos y las respuestas atrasadas.

Más información: IA para construcción

La petición de un comprador de un precio sobre artículos o servicios especificados, con cantidades, especificaciones, plazo y condiciones, enviada a uno o varios proveedores. En la industria, responderla es leer la solicitud, casar los artículos con el catálogo o valorar los especiales, aplicar la tarifa y las condiciones del cliente y devolver la oferta antes del plazo. En transporte, una solicitud de cotización describe un tramo o un envío a los transportistas sobre la misma base para que las cotizaciones sean comparables.

Más información: Automatización de solicitudes de oferta

Robots de software que repiten una secuencia fija de clics y pulsaciones en aplicaciones, como lo haría una persona, para mover datos entre sistemas. La RPA funciona cuando las entradas son estables y estructuradas y las reglas no tienen excepciones; se rompe cuando cambia la maquetación de un documento o un caso requiere criterio. Es más barata y rápida de montar que un agente de IA para una tarea de gran volumen y totalmente reglada, y la herramienta equivocada para documentos que llegan en muchos formatos.

Más información: Agentes de IA frente a RPA

En la práctica norteamericana, el desglose del importe del contrato en partidas valoradas, acordado antes de la primera solicitud de pago y usado en todas las siguientes: la obra ejecutada y los materiales acopiados se declaran partida por partida, de modo que el porcentaje completado y el saldo pendiente se leen por línea. Es el equivalente, para el pago, del presupuesto por capítulos de un contrato español. Un desglose que infla las primeras partidas o agrupa un oficio entero en una línea hace incomprobables los pagos a cuenta.

Más información: Plantilla de presupuesto de obra

Los planos de taller, fichas técnicas, muestras, dosificaciones o informes de ensayo que el contratista presenta a la dirección facultativa para su aprobación antes de fabricar o instalar, para demostrar que lo que se construirá cumple el contrato. Cada documento se vincula a un artículo del pliego, tiene un plazo de revisión fijado por el contrato y vuelve aprobado, aprobado con observaciones, a revisar o rechazado. El registro cuenta hacia atrás los plazos de suministro desde la fecha en que se necesita en obra.

Más información: IA para construcción

El registro que produce una báscula puente por cada vehículo pesado: fecha y hora, identificación del vehículo y el remolque, peso bruto, tara y neto, el producto, origen y destino, y a menudo el cliente o el transportista. En minas y canteras los tickets son el registro primario de las toneladas expedidas, recibidas o movidas entre centros, y la base de los pagos de acarreo y de la conciliación con la producción y el stock. Un ticket ausente o editado es donde se esconden las pérdidas.

Más información: Báscula inteligente

La parte del tiempo disponible en que una máquina trabaja de verdad: horas disponibles menos paradas operativas (cambio de turno, despeje por voladuras, repostaje, comidas, espera en la cargadora, clima), dividido por las horas disponibles. La disponibilidad habla de la máquina; la utilización, de la operación. Ambas salen del sistema de gestión de flota o de despacho. Una utilización baja con disponibilidad alta significa que los camiones esperan: un problema de acoplamiento con la cargadora o de despacho, no de mantenimiento.

Más información: Calculadora de flota de camiones de mina