Comment Biodéal transforme une commande email en écriture SAP en moins d'une minute

À propos de Biodéal

Biodéal est un distributeur de produits laitiers bio, fromages, lait, beurre, qui fournit des enseignes, des boulangeries et des grossistes. Ses clients passent commande par email, et chacun a son propre format : PDF générés par leur propre ERP, tableaux Word ou ODT, bons de commande scannés, ou simplement du texte libre dans le corps du mail, chacun avec ses propres conventions de quantités (« 12 / 5 Kg », « PACK (X6P) », colonnes sans unité).

Avant Mirage, chacune de ces commandes était saisie à la main dans SAP Business One par l'équipe ADV : lecture du document, identification du client et des produits au catalogue, conversion des quantités entre kilos, colis et pièces, choix du bon entrepôt d'expédition, application des remises. Un travail répétitif, lent, et exposé aux erreurs de saisie.

Le point de départ

Mirage a construit un pipeline entièrement automatisé, de l'email à la commande SAP, en production depuis le 22 juillet 2025, la date de la première commande traitée en réel.

Ce que Mirage a construit

• Réception : la boîte Outlook de Biodéal est branchée en webhook (Microsoft Graph) : chaque email déclenche le traitement en quelques secondes, avec une file d'attente pour absorber les pics.
• Lecture du document : double extraction, OCR haute résolution et extraction de mise en page, fusionnées et interprétées par un agent qui connaît le catalogue produits et le fichier clients de Biodéal, synchronisés automatiquement depuis SAP.
• Intelligence métier : l'agent rejette ce qui n'est pas une commande (accusés de réception, avis de rupture, commandes de Biodéal vers ses propres fournisseurs), gère les ruptures de stock signalées dans le fil de discussion, et suit l'évolution d'une commande sur plusieurs emails (création, fusion, remplacement).
• Création dans SAP : résolution du client (correspondance exacte, puis approchée, puis par adresse), conversion des quantités dans les bonnes unités, remises en cascade, choix de l'entrepôt et de la série de document, création de la commande via le Service Layer SAP.
• Boucle de contrôle : chaque email traité est tagué dans Outlook, et toute ligne douteuse déclenche une alerte à l'équipe : rien n'est jamais perdu en silence.

De l'intelligence métier, pas de l'OCR générique

Le routage selon le volume. Une palette complète de lait partant d'un site déclenche automatiquement la commande d'approvisionnement fournisseur correspondante ; en dessous d'un certain seuil, la commande part en colis d'un autre entrepôt. Même logique pour le beurre au-delà d'un seuil de valeur. Le système gère aussi le calendrier logistique : jours de départ fixes, cut-off EDI, recul automatique sur le prochain jour ouvré. Une règle spécifiée par Biodéal dans un tableur, aujourd'hui appliquée à chaque commande sans intervention humaine, et verrouillée par des tests automatisés.

L'inférence de l'unité par le prix. Quand un bon de commande donne une quantité sans unité (« 66 », colis ? pièces ? kg ?), le système compare le prix unitaire du document au tarif SAP de chaque unité possible : un litre de lait à 1,17 € est forcément une brique, pas un colis de six (~7 €). Ce filet de sécurité a transformé une commande de 12 lignes auparavant intégralement rejetée en commande saisie automatiquement, les lignes déduites restant signalées à l'équipe pour confirmation.

Zéro perte silencieuse. Une ligne dont la quantité ne peut pas être extraite ne fait jamais échouer la commande entière (les autres lignes sont saisies) mais ne disparaît jamais non plus : elle part en alerte avec un diagnostic et une action corrective. L'équipe peut la compléter dans SAP ou corriger la règle du client, puis relancer le traitement de l'email d'origine via un outil dédié qui applique les mêmes garde-fous que la production.

Les types d'exception, les règles et les étapes de contrôle derrière cette approche sont décrits, pour tout ERP, dans le guide pour gérer les exceptions de commande en ADV avant la saisie dans l'ERP.

Ce qui a changé

Une commande arrive désormais dans SAP en moins d'une minute après réception de l'email, et l'équipe ne touche que les cas ambigus, le reste passe sans aucune intervention humaine.

La suite

• Élargir la couverture aux nouveaux formats de documents clients
• Resserrer les règles d'exception au fur et à mesure des nouveaux cas rencontrés
• Intégrer davantage de la logique d'expédition et de tarification de Biodéal dans l'agent

Le même pipeline, workflow par workflow : automatisation de la saisie des commandes clients, commandes clients SAP et commandes des clients trop petits pour l'EDI. Avant de choisir une voie pour vos propres commandes : automatiser la saisie des commandes clients par EDI, portail, OCR ou agent.

Pour chiffrer ce que coûte la saisie manuelle des commandes chez vous : le calculateur du coût des erreurs de saisie de commandes.

Questions sur ce déploiement

• Qu'est-ce que Biodéal a automatisé avec Mirage ?

• Quels sont les résultats du déploiement chez Biodéal ?

• Dans quel système l'agent écrit-il ?

• Qui est Biodéal ?