Comment OFRET Groupe a automatisé le chiffrage sur ses deux métiers avec Mirage

À propos d'OFRET Groupe

OFRET Groupe est un groupe de commission de transport construit autour de deux entités aux métiers distincts. OFRET gère l'affrètement complet : des expéditions entières acheminées directement de l'origine à la destination. SWILL gère le groupage : la consolidation des petites expéditions de plusieurs clients en chargements partagés. Même groupe, même TMS, mais deux logiques de chiffrage différentes et deux réseaux de transporteurs à gérer.

Les deux entités faisaient face au même problème : un flux constant de demandes de cotation à chiffrer à la main, et des documents fret à lire et à ressaisir dans le système pour chaque expédition. Fait à la main, ce travail ne passe pas à l'échelle, et pas de la même façon pour l'affrètement complet que pour le groupage.

Deux entités, deux environnements

OFRET et SWILL chiffrent différemment : réseaux de transporteurs différents, types de documents différents, règles différentes pour définir une demande « standard ». Mirage n'a donc pas déployé un agent générique unique pour tout le groupe. CargoScribe a été mis en place comme deux environnements séparés et conçus sur mesure, l'un calé sur le workflow d'affrètement complet d'OFRET, l'autre sur le workflow de groupage de SWILL.

Les deux environnements se connectent au même TMS du groupe et partagent la même plateforme sous-jacente. Une amélioration faite pour l'un, comme une nouvelle règle de vérification ou un meilleur modèle d'extraction, peut être adaptée pour l'autre sans repartir de zéro.

Le point de départ

OFRET Groupe pilotait déjà ses opérations sur Logitude World, son TMS. Plutôt que d'ajouter une couche logicielle supplémentaire, Mirage s'est connecté directement à l'API de Logitude World et a construit l'automatisation à l'intérieur de l'outil que les deux entités utilisaient déjà.

Les ingénieurs forward-deployed de Mirage ont travaillé sur place, sur les documents et les workflows réels d'OFRET et de SWILL, pas sur un modèle générique. Cette approche de terrain, construite à partir des vrais transporteurs, des vrais formats de documents et des vraies exceptions rencontrées par chaque équipe, est ce qui a permis de livrer deux environnements sur mesure plutôt qu'un seul compromis.

L'agent de chiffrage

Au cœur des deux environnements se trouve un agent de chiffrage CargoScribe. Quand un client envoie une demande de transport, l'agent lit l'appel d'offres, extrait ce dont il a besoin pour le chiffrer (origine, destination, poids, volume, incoterms, délais), puis confronte ces données au réseau de transporteurs et sous-traitants propre à l'entité pour préparer un devis.

Pour la plupart des demandes, l'agent prépare la réponse automatiquement, réduisant le délai entre un appel d'offres entrant et un devis client de plusieurs heures à quelques minutes. Tout ce qui sort du schéma standard est routé pour vérification plutôt que deviné.

Des documents à l'automatisation complète

Le déploiement a grandi par étapes plutôt que d'arriver achevé du premier coup. Mirage a commencé par l'automatisation documentaire : lire les documents fret dans le TMS et les transformer en données structurées et exploitables. Une fois cette extraction fiable, elle est devenue le socle de l'automatisation des appels d'offres, en lisant les demandes de cotation entrantes et en préparant directement des réponses chiffrées.

À mesure que la confiance dans les résultats de l'agent grandissait, Mirage a ajouté une couche de vérification : des règles qui comparent un devis ou une extraction à ce qui est « normal » pour cette entité, plus une couche d'exceptions qui intercepte tout ce qui échoue à ces contrôles et notifie un opérateur au lieu de le laisser passer. Chaque étape s'est construite sur la précédente, si bien que l'automatisation continue d'évoluer plutôt que de s'arrêter à une livraison figée.

L'humain dans la boucle

L'agent gère la routine. Les humains gardent le jugement. Un dossier part vers un opérateur avant tout envoi quand :

• Une donnée manque sur un document d'expédition
• L'extraction a un faible niveau de confiance
• La tarification sort des grilles standards d'une entité
• La demande ne correspond au profil habituel d'aucune des deux entités

Parce que les ingénieurs de Mirage étaient sur le terrain avec les équipes d'OFRET et de SWILL pendant la construction, les règles d'exception reflètent des cas réellement rencontrés par les équipes, pas une supposition générique. Cette relation s'est maintenue après le lancement, si bien que les règles continuent d'être affinées à mesure que de nouveaux cas limites apparaissent.

Ce qui a changé

Ni les équipes d'OFRET ni celles de SWILL ne ressaisissent plus les documents ou ne chiffrent plus les appels d'offres standards à la main. Le chiffrage de routine qui occupait la journée tourne désormais automatiquement à l'intérieur du TMS du groupe, adapté à la façon de travailler de chaque entité. Les équipes se concentrent sur les expéditions qui demandent vraiment une décision.

La suite

• Documentation douanière
• Suivi des expéditions
• Communication client automatisée
• Recouvrement
• Processus comptables
• Suivi des stocks en entrepôt