Cómo OFRET Groupe automatizó los presupuestos en sus dos líneas de negocio con Mirage
OFRET Groupe reúne dos actividades distintas bajo un mismo techo: OFRET para la carga completa, SWILL para la consolidación. Mirage desplegó un agente de presupuestos a medida para cada una, ambos conectados al TMS compartido del grupo.
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Acerca de OFRET Groupe
OFRET Groupe es un grupo de transporte de carga construido en torno a dos entidades con negocios distintos. OFRET gestiona la carga completa: envíos enteros transportados directamente desde el origen hasta el destino. SWILL gestiona la consolidación: la agrupación de envíos pequeños de varios clientes en cargas compartidas. Mismo grupo, mismo TMS, pero dos lógicas de presupuesto diferentes y dos redes de transportistas que gestionar.
Ambas entidades enfrentaban el mismo problema: un flujo constante de solicitudes de presupuesto que preparar a mano, y documentos de carga que leer y volver a capturar en el sistema para cada envío. Hecho a mano, este trabajo no escala, y no de la misma manera para la carga completa que para la consolidación.
Dos entidades, dos entornos
OFRET y SWILL presupuestan de manera diferente: redes de transportistas distintas, tipos de documentos distintos, reglas distintas para definir una solicitud "estándar". Por eso Mirage no desplegó un agente genérico único para todo el grupo. El agente de presupuestos se implementó como dos entornos separados y diseñados a medida, uno ajustado al flujo de trabajo de carga completa de OFRET, el otro al flujo de consolidación de SWILL.
Ambos entornos se conectan al mismo TMS del grupo y comparten la misma plataforma subyacente. Una mejora hecha para uno, como una nueva regla de verificación o un mejor modelo de extracción, puede adaptarse para el otro sin empezar de cero.
El punto de partida
OFRET Groupe ya gestionaba sus operaciones en Logitude World, su TMS. En lugar de añadir una capa de software adicional, Mirage se conectó directamente a la API de Logitude World y construyó la automatización dentro de la herramienta que ambas entidades ya utilizaban.
Los ingenieros forward-deployed de Mirage trabajaron en el terreno, sobre los documentos y flujos de trabajo reales de OFRET y SWILL, no sobre un modelo genérico. Este enfoque de campo, construido a partir de los transportistas reales, los formatos de documentos reales y las excepciones reales encontradas por cada equipo, es lo que permitió entregar dos entornos a medida en lugar de un solo compromiso.
El agente de presupuestos
En el centro de ambos entornos hay un agente de presupuestos. Cuando un cliente envía una solicitud de transporte, el agente lee la solicitud de presupuesto, extrae lo que necesita para presupuestarla (origen, destino, peso, volumen, incoterms, plazos), y luego cruza estos datos con la red de transportistas y subcontratistas propia de la entidad para preparar un presupuesto.
Para la mayoría de las solicitudes, el agente prepara la respuesta automáticamente, reduciendo el tiempo entre una solicitud de presupuesto entrante y el presupuesto enviado al cliente de varias horas a unos minutos. Todo lo que se sale del esquema estándar se enruta para verificación en lugar de adivinarse.
De los documentos a la automatización completa
La implementación creció por etapas en lugar de llegar terminada desde el primer momento. Mirage comenzó con la automatización documental: leer los documentos de carga en el TMS y convertirlos en datos estructurados y utilizables. Una vez que esa extracción fue confiable, se convirtió en la base de la automatización de los presupuestos, leyendo las solicitudes de presupuesto entrantes y preparando directamente las respuestas con precio.
A medida que crecía la confianza en los resultados del agente, Mirage añadió una capa de verificación: reglas que comparan un presupuesto o una extracción con lo que es "normal" para esa entidad, más una capa de excepciones que intercepta todo lo que falla en esos controles y notifica a un operador en lugar de dejarlo pasar. Cada etapa se construyó sobre la anterior, de modo que la automatización sigue evolucionando en lugar de detenerse en una entrega fija.
El humano en el circuito
El agente gestiona la rutina. Los humanos mantienen el criterio. Un expediente se envía a un operador antes de cualquier envío cuando:
- Falta un dato en un documento de envío
- La extracción tiene un bajo nivel de confianza
- La tarificación se sale de las tablas estándar de una entidad
- La solicitud no corresponde al perfil habitual de ninguna de las dos entidades
Debido a que los ingenieros de Mirage estuvieron en el terreno con los equipos de OFRET y SWILL durante la construcción, las reglas de excepción reflejan casos realmente encontrados por los equipos, no una suposición genérica. Esa relación se mantuvo después del lanzamiento, de modo que las reglas se siguen afinando a medida que aparecen nuevos casos límite.
Qué cambió
Ni los equipos de OFRET ni los de SWILL vuelven a capturar documentos ni a presupuestar a mano las solicitudes de presupuesto estándar. La presupuestación rutinaria que ocupaba el día ahora funciona automáticamente dentro del TMS del grupo, adaptada a la forma de trabajar de cada entidad. Los equipos se concentran en los envíos que realmente requieren una decisión.
Lo que sigue
- Documentación aduanera
- Seguimiento de envíos
- Comunicación automatizada con clientes
- Cobranza
- Procesos contables
- Seguimiento de inventario en almacén
Para auditar una factura de transportista frente a la tarifa acordada, con sus propias cifras: la calculadora de auditoría de facturas de transporte.
Preguntas sobre este despliegue
Un agente de presupuestos a medida para cada una de sus dos entidades, OFRET para transporte de carga completa y SWILL para grupaje, ambos conectados al único TMS del grupo. Los agentes leen las solicitudes de presupuesto entrantes y redactan la respuesta a partir de las tarifas de OFRET.
Más del 90 % de las solicitudes de presupuesto estándar se gestionan automáticamente; una solicitud fuera del patrón estándar pasa por un operador antes de enviar nada.
No. Ambos agentes trabajan a través del TMS compartido: dos entornos de agente de presupuestos, un TMS, ninguna capa de software adicional.
La documentación aduanera, el seguimiento de envíos, la comunicación automatizada con clientes, los cobros, los procesos contables y el seguimiento de almacén.
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