Automatiser les cotations transport : de la demande reçue par e-mail à la cotation validée dans le TMS

Toutes les agences suivent les mêmes dix étapes, qu'une personne ou un système les accomplisse. Les écrire est le premier travail : l'automatisation remplace des étapes, pas un poste, et chaque étape doit laisser une trace pour qu'on sache plus tard pourquoi un prix était ce qu'il était.

Les étapes 1 à 7 sont mécaniques une fois les tarifs et les règles écrits. L'étape 8 concentre le jugement. Les étapes 9 et 10 rendent le travail visible : une cotation qui n'est jamais entrée dans le TMS ne peut être ni relancée, ni transformée en réservation, ni comparée plus tard à la facture du transporteur.

Une boîte de cotation reçoit bien d'autres choses que des demandes de cotation. Chiffrer à nouveau une réservation, ou traiter un prix indicatif comme une demande ferme, crée des doublons et embrouille le client. La première décision porte donc sur la nature de l'e-mail.

En cas de doute sur la catégorie, une personne tranche. Une erreur coûte plus que quelques secondes de relecture : une réservation restée dans la file des cotations est un envoi que personne ne commande au transporteur.

Un prix ne vaut que la description sur laquelle il repose. Le tableau indique ce qu'une demande doit préciser pour que le prix tienne, et la lacune qui fausse le plus souvent une cotation. Le détail de ce qu'une demande routière doit contenir, donnée par donnée, figure dans le guide cotation transport routier : méthode et prix de revient.

Le poids taxable

Les transporteurs facturent en général le plus élevé du poids réel et d'un poids déduit du volume, et c'est le tarif de chaque transporteur qui fixe la conversion pour son mode. Un système doit donc le calculer fournisseur par fournisseur, à partir des dimensions de chaque colis, avant de chercher un tarif. En routier, la règle d'équivalence propre à chaque transporteur est expliquée dans la partie poids taxable du guide de cotation routière. L'exemple plus bas montre ce que coûte un volume oublié, et le calculateur de CBM et de poids volumétrique fait le calcul pour un envoi.

Matières dangereuses et température

Les marchandises dangereuses sont réglementées mode par mode : ADR pour la route, RID pour le fer, code IMDG pour les colis en mer, instructions techniques de l'OACI pour l'aérien, toutes fondées sur la classification des Nations unies, ses numéros ONU et ses classes, comme le résume le ministère chargé des transports; le code IMDG est obligatoire au titre de SOLAS depuis 2004. Une demande qui déclare des matières dangereuses, ou dont la marchandise peut l'être sans que rien ne soit dit, sort du circuit automatique : l'acceptation, l'emballage et le prix dépendent du transporteur et de la classe. Il en va de même pour une marchandise sous température dirigée sans tarif pour le matériel.

L'Incoterm et le lieu convenu

L'Incoterm dit quelles étapes et quels frais votre client achète. En DAP, par exemple, l'acheteur accomplit et paie le dédouanement import, et supporte le déchargement sauf si le contrat de transport l'inclut: une cotation faite au vendeur en DAP exclut donc les droits à l'import et le déchargement, sauf demande contraire. Le vérificateur Incoterms 2020 donne la répartition règle par règle.

Une demande à laquelle il manque une valeur, ou qui en porte deux, n'est pas chiffrée au jugé. Elle reçoit une seule question, qui liste ce qui est nécessaire et pourquoi. Une question précise appelle une réponse rapide ; une question vague ouvre souvent un long échange.

La demande attend ensuite avec un statut (« en attente client ») et une date de relance : elle n'est ni oubliée, ni chiffrée deux fois quand la réponse arrive dans un nouveau fil. Que la question parte seule ou après un coup d'œil de l'agence est un réglage, que le pilote permet de trancher.

Trois familles de prix alimentent une cotation. L'ordre dans lequel on les consulte est une décision commerciale : écrivez-le.

Validité et version

Une agence qui a de bons tarifs cote encore faux quand elle prend la mauvaise version : la grille du mois dernier restée dans un dossier, la mise à jour d'un transporteur arrivée par e-mail et jamais classée. Un système ne peut respecter la validité que si chaque tarif la porte. Pour chaque grille, conservez :

Deux règles en découlent. Un tarif échu n'est jamais utilisé, même s'il est le seul pour ce trajet : la demande part chez un cotateur. Et la validité d'une cotation ne dépasse jamais la première échéance parmi les tarifs qu'elle utilise. Pour comparer deux grilles d'achat sur un même panier d'envois, le guide de cotation routière explique comment lire et comparer deux grilles tarifaires.

Les règles qu'un cotateur expérimenté applique de mémoire doivent être écrites avant qu'un système puisse les appliquer. La plupart tiennent dans un court tableau, et chacune a un responsable qui peut la modifier.

Précisez sur quelle base la marge est exprimée. Rapportée au prix de vente, c'est le taux de marque ; rapportée au coût d'achat, le taux de marge. Les deux ne donnent pas le même chiffre pour la même cotation : dans l'exemple plus bas, 557 € de marge sur 4 508 € de vente font un taux de marque de 12,36 % et un taux de marge de 14,10 %. Un plancher écrit sans sa base sera appliqué de deux façons.

Une cotation qui n'existe que dans un e-mail envoyé ne peut être ni transformée en réservation, ni suivie, ni comparée à la facture du transporteur. Écrivez-la dans le TMS comme un enregistrement de cotation, avec ses lignes :

La façon d'écrire dépend du TMS : une API, une interface d'import, ou l'écran lui-même. Chez OFRET Groupe, Mirage s'est connecté à l'API de Logitude World et a construit l'automatisation à l'intérieur du TMS que les deux entités utilisaient déjà. Pour tout autre TMS, la connexion est possible mais doit être configurée et validée sur votre système. Quand le client accepte, la cotation devient la référence de la réservation, et ses lignes d'achat deviennent ce que le contrôle des factures de transport vérifie.

Chaque demande relève de l'une de ces situations. L'intérêt du tableau tient dans ses deux dernières colonnes : pour chaque cas, on a décidé à l'avance qui agit, si bien que rien n'attend que quelqu'un s'en aperçoive.

Un pilote répond à une question : sur vos propres demandes, avec vos propres tarifs, peut-on se fier aux cotations préparées, et pour quelle catégorie de demandes ? Menez-le en parallèle de l'agence, et fixez les critères avant de commencer.

1. Choisir le périmètre : une agence ou une entité, un ou deux modes, les trajets pour lesquels les tarifs sont à jour. OFRET Groupe a mis en place un environnement par entité, parce que ses métiers d'affrètement complet et de groupage ne définissent pas une demande standard de la même façon.
2. Réunir ce que l'agence utilise : contrats, grilles en vigueur avec leurs versions, tableaux de surcharges, règle de taux de change, et les règles écrites dans le tableau ci-dessus.
3. Fonctionner en double : l'agence cote comme d'habitude ; le système traite les mêmes demandes et n'envoie rien. Couvrir au moins une période complète de validité des grilles, pour éprouver les échéances et les nouvelles versions.
4. Comparer chaque jour, cotation par cotation, et classer chaque écart : erreur du système, erreur de l'agence, problème de grille, ou ambiguïté réelle.
5. Corriger règles et tarifs à partir de ces écarts, et mesurer à nouveau.
6. Passer en production par paliers : d'abord chaque cotation validée par une personne, puis l'envoi automatique pour la catégorie la plus étroite qui a rempli les critères, puis des catégories plus larges.

Fixez le seuil de chaque critère avec le responsable tarification avant le pilote, et publiez les définitions avec les résultats. Le guide du pilote d'automatisation documentaire détaille le cadrage, la mesure de départ et la décision de mise en production, et le calculateur de ROI de l'automatisation traduit le temps passé par cotation en retour sur investissement, avec vos chiffres.

Que vous partiez des outils de votre TMS, achetiez un logiciel ou fassiez appel à une équipe qui déploie sur vos systèmes, posez les mêmes questions. Les réponses comptent plus que la démonstration.

Pour un tour d'horizon des éditeurs, voir sur le blog les outils IA pour les transitaires; pour la connexion au TMS en général, l'intégration TMS pour l'automatisation des documents de fret.