Rapprocher tickets de pesée, bons de livraison et factures en carrière
Chaque chargement qui sort d'une carrière existe quatre fois : une ligne de commande, un ticket de pesée, un bon de livraison signé et une ligne de facture. Les rapprocher, c'est prouver pour chaque chargement que les quatre décrivent le même camion, la même matière et les mêmes tonnes, et bloquer ceux qui ne concordent pas jusqu'à ce qu'une personne habilitée ait tranché. Ce guide donne l'identité d'un chargement, les règles de tare et d'unités, la façon de trouver les tickets manquants et les doublons, qui peut corriger quoi, et une journée de dix chargements dont chaque anomalie est résolue.
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- 20 min
- Auteur
- L'équipe Mirage Metrics
Périmètre : granulats, sables et pierres vendus au poids depuis le pont-bascule d'une carrière, avec des camions en propre et sous-traités. Le guide traite de la méthode et des contrôles, pas du choix du matériel ou du logiciel de pesage. Les points réglementaires se limitent à ce que disent les textes cités.
En bref
- Adapté à
- Chefs de carrière, responsables de bascule et de dispatch, comptabilité clients, et le responsable du logiciel de pesage et de l'ERP, sur un site qui facture ses clients à la tonne.
- Ce qu'il faut fournir
- Les tickets du jour avec l'origine de la tare et les heures de pesée, les BL signés, les commandes ouvertes, les fichiers véhicules et transporteurs avec leurs tares enregistrées, les lignes de facture en préparation, et la caméra de sortie ou le journal de la barrière s'il en existe.
- Ce qui s'automatise
- Le rapprochement des tickets avec les commandes, les BL et les lignes de facture ; les contrôles de numérotation et de doublons ; la comparaison des tares enregistrées avec les tares pesées ; la construction des lignes de facture depuis les tickets ; la comparaison avec les pesées des clients ; l'envoi de chaque anomalie, avec ses preuves, à la bonne personne.
- Ce qui reste validé par une personne
- Annuler un ticket après le départ, accepter un retour, corriger une quantité facturée, trancher un chargement sans ticket, accepter un écart avec un client, modifier les tolérances ou les tares enregistrées.
- Quand l'approche ne suffit pas
- Quand des camions sortent régulièrement sans passer sur la bascule, ou quand les tickets sont remplis à la main : il faut d'abord tenir l'entrée et la sortie. Aussi quand le contrat ne dit pas quelle pesée fait foi : aucun rapprochement ne tranche un litige que le contrat laisse ouvert.
Ce qui identifie un chargement d'un système à l'autre
Aucun identifiant n'est partagé par tous les systèmes. La commande vit dans l'ERP ou l'outil de dispatch, le ticket dans le logiciel de pesage, le BL sur papier ou dans une application chauffeur, la ligne de facture dans la facturation. Le rapprochement commence par choisir les champs qui portent l'identité d'un document à l'autre, et par faire du numéro de ticket de pesée la colonne vertébrale : chaque autre document doit y renvoyer.
| Champ | Créé dans | À quoi il sert | Comment il se trompe |
|---|---|---|---|
| Numéro de commande | ADV, dans l'ERP ou l'outil de dispatch | Dit ce qui a été vendu : client, produit, chantier, base de prix | Camion chargé sur la mauvaise commande, ou sans commande |
| Immatriculation et numéro de parc | Fichier véhicules ; lue à l'entrée par une caméra ou saisie par l'agent de bascule | Relie les pesées d'un même camion et sa tare enregistrée | Plaque mal saisie, semi-remorque changée, camion de transporteur inconnu |
| Transporteur et chauffeur | Liste des transporteurs, badge chauffeur ou saisie | Qui a transporté, qui a signé, qui est payé | Camion sous-traité enregistré comme camion de la carrière |
| Numéro de ticket de pesée | Logiciel de pesage, un par opération de pesée | La colonne vertébrale du rapprochement : tout autre document doit y renvoyer | Réimpression sous un nouveau numéro ; annulation sans motif |
| Heures de première et seconde pesée | Indicateur de pesée ou son logiciel | Ordonner les événements ; montrer si la tare a été pesée le jour même | Décalage d'horloge entre le poste de bascule et l'ERP |
| Produit ou granulométrie | Commande, puis choix du chargeur ou de l'agent de bascule | Valorise la ligne et sort le stock | Du 0/20 chargé sur une commande de 0/31,5 ; produit modifié sur le ticket après coup |
| Point de chargement et destination | Dispatch, terminal du chargeur, chantier de la commande | Prouve d'où vient la matière et où elle est allée | Livré sur un autre chantier du même client |
| Numéro de bon de livraison (BL) | Imprimé avec le ticket, ou rempli à la main | Ce que le client signe ; ce que sa comptabilité fournisseurs comparera | Un BL manuscrit sans ticket derrière |
| Référence de ligne de facture | Facturation, dans l'ERP | Ferme la chaîne : quels tickets chaque ligne facture | Une ligne avec une quantité et sans numéro de ticket |
Quand un document ne porte pas de numéro de ticket (un BL manuscrit, une ligne de facture reprise de la commande), on le rapproche sur une clé composée : véhicule, commande, produit et fenêtre horaire. Un rapprochement sur clé composée est une proposition qu'une personne confirme, jamais un lien posé en silence.
Commandes, véhicules, pesées, livraisons : quatre enregistrements, une chaîne
Ces enregistrements n'ont pas la même durée de vie. Une commande couvre plusieurs chargements, un véhicule plusieurs pesées ; un ticket décrit un chargement, un BL confirme un ticket. L'essentiel du travail est de respecter ces cardinalités : un modèle qui suppose une commande par camion et par jour casse au premier client qui commande 300 tonnes.
| Enregistrement | Un par | Lié à | Doit contenir |
|---|---|---|---|
| Commande | Un achat du client, souvent plusieurs jours ou semaines de chargements | Plusieurs chargements | Client, produit, chantier, quantité commandée, base de prix, unité de vente |
| Véhicule | Un camion ou un ensemble tracteur et semi-remorque | Plusieurs pesées | Immatriculation, transporteur, tare enregistrée et sa date, PTAC ou poids maximal autorisé |
| Pesée (ticket) | Un chargement qui sort ou qui revient | Un chargement ; un retour a son propre ticket | Numéro, brut, tare et son origine, net, heures, produit, commande, véhicule |
| Livraison (BL) | Un chargement livré | Un ticket | Numéro de BL, signature, heure, chantier, quantité éventuellement relevée par le client |
| Ligne de facture | Un chargement ou une période, par commande | Un ou plusieurs tickets | Numéros de tickets facturés, quantité, unité, prix |
- Un chargement, c'est un ticket. Un camion, un départ, un net pesé. Un ensemble pesé en une fois est un chargement ; dételé et pesé élément par élément, il donne deux pesées additionnées en un chargement, et le ticket doit le dire.
- Un retour, c'est un nouveau ticket. Il renvoie au ticket d'origine et ne l'écrase jamais.
- Une ligne de facture nomme ses tickets. Qu'elle facture un chargement ou une journée, la liste des numéros de tickets est ce qui la rend vérifiable.
Tare, brut, net et unités
| Poids | Ce que c'est | Remarque |
|---|---|---|
| Brut | Camion chargé sur le tablier, pesé | Toujours pesé le jour même |
| Tare pesée | Camion vide sur le tablier, pesé au même passage ou le même jour | La base la plus solide pour un net |
| Tare enregistrée (prédéterminée) | Une valeur gardée dans le logiciel de pesage depuis une pesée antérieure et réutilisée | Évite une pesée ; fausse dès que le camion change (semi-remorque, grue, carburant, boue, benne) |
| Net | Brut moins tare | La quantité vendue, en tonnes, sauf si le contrat en dispose autrement |
Tare enregistrée ou tare pesée
La tare enregistrée évite au camion un second passage sur le tablier, et la plupart des sites l'utilisent pour leurs transporteurs réguliers. C'est aussi la source la plus fréquente d'un net faux que personne ne voit : le transporteur attelle une autre semi-remorque, ajoute une grue, ou la benne garde quelques centaines de kilos de fines mouillées, et chaque chargement est facturé sur le camion d'hier. Quatre règles la tiennent :
- Chaque tare enregistrée porte sa date de pesée et le nom de qui l'a enregistrée, et expire au bout d'une durée que vous fixez.
- Le ticket indique si la tare a été pesée ou enregistrée. La recommandation OIML R 76-1 demande qu'une tare prédéterminée soit imprimée avec le net calculé à partir d'elle, identifiée par le symbole PT.
- À chaque passage à vide d'un camion dont la tare est enregistrée, on compare les deux ; au-delà d'un seuil que vous fixez, la valeur enregistrée est remplacée et les chargements facturés depuis sa dernière confirmation sont revus.
- Une tare enregistrée ne se modifie jamais pour qu'un net paraisse juste. Elle est remplacée par une pesée, et l'ancienne valeur reste au journal.
Unités
Une carrière vend à la tonne parce que le pont-bascule pèse en kilos ou en tonnes. Facturez dans l'unité du ticket. Ne convertissez en mètres cubes que si le contrat le prévoit, et seulement avec la masse volumique qu'il fixe pour ce produit : c'est une condition commerciale, pas une constante physique du « sable ». Avec une masse volumique contractuelle inventée de 1,6 t/m³ pour un sable 0/4, un chargement de 27,20 t est facturé 27,20 ÷ 1,6 = 17,00 m³, et le ticket indique toujours 27,20 t. Arrondissez une seule fois, sur la ligne de facture, à la précision que fixe le contrat, et gardez en tête l'échelon de l'instrument : un pont-bascule qui affiche par pas de 20 kg ne tranche pas un litige de 10 kg.
Ce que dit la métrologie légale
Un pont-bascule qui sert à facturer au poids est, en France, un instrument réglementé. Les points ci-dessous se limitent à ce que disent les sources citées ; vos obligations exactes dépendent de votre instrument, de son approbation et de l'usage que vous en faites, et c'est votre organisme de vérification ou le service de métrologie légale de votre DREETS qui les confirme.
- Le champ. Relèvent de la métrologie légale les instruments listés à l'annexe 1 du décret n° 2001-387 du 3 mai 2001, dont les instruments de pesage à fonctionnement non automatique, quand ils servent à l'un des usages réglementés par son article 1er, parmi lesquels les transactions commerciales (DREETS Pays de la Loire, 2023). Un pont-bascule qui pèse un camion à l'arrêt est en principe un instrument de pesage à fonctionnement non automatique.
- Les obligations du détenteur. Utiliser un instrument certifié et mis en service selon les procédures réglementaires, respecter ses conditions d'utilisation, le soumettre à la vérification périodique par un organisme agréé, faire appel à un réparateur identifié par l'État, et détenir un carnet métrologique quand la réglementation de la catégorie le prévoit (même source).
- La vérification périodique. Elle a lieu tous les deux ans pour les instruments de pesage de portée maximale inférieure ou égale à 30 kg utilisés pour la vente directe au public, et tous les ans pour les autres, ce qui inclut un pont-bascule (même source). Le ministère a donné la même périodicité en réponse à une question écrite (JO Sénat, 23 septembre 2021).
- Les vignettes. Un instrument conforme reçoit une vignette verte portant une date limite de validité ; un instrument non conforme, une vignette rouge. Il est interdit d'utiliser un instrument revêtu d'une vignette rouge ou d'une vignette verte périmée, et un instrument réparé fait l'objet d'une vérification primitive (même source).
- La tare prédéterminée. La recommandation internationale OIML R 76-1 définit la valeur de tare prédéterminée comme une valeur introduite dans l'instrument (tapée, rappelée d'une mémoire ou reçue par une interface) pour être appliquée à d'autres pesées (T.5.3.1). Si le net calculé est imprimé, la tare prédéterminée l'est aussi, identifiée par PT (4.7.3), et les erreurs maximales tolérées ne s'appliquent pas aux nets calculés à partir d'une tare prédéterminée (2.2). C'est une recommandation dont s'inspirent les réglementations nationales, pas un texte de loi en soi.
Ce que cela change pour le rapprochement
Le rapprochement se fait autour de la pesée réglementée, jamais dedans. Le ticket édité par l'instrument est une preuve et reste tel quel ; une correction est un enregistrement distinct qui y renvoie. Gardez l'état de vérification de l'instrument avec les tickets du jour : à un client qui conteste un poids, on montre que l'instrument était en règle.
Tickets manquants et doublons
Les tickets manquants et les doublons se trouvent en comptant, pas en relisant. Chaque contrôle ci-dessous compare deux listes qui devraient contenir les mêmes éléments ; l'anomalie, c'est ce qui figure dans l'une et pas dans l'autre.
| Contrôle | Comment il apparaît | Qui agit |
|---|---|---|
| Trou dans la numérotation des tickets | Les numéros se suivent ; un numéro manquant est listé | L'agent de bascule l'explique ; une annulation sans motif remonte au chef de carrière |
| Ticket sans BL | Le ticket existe, aucun BL signé n'est revenu | Le dispatch relance le chauffeur ou le transporteur ; pas de facturation tant que la livraison n'est pas confirmée, si le contrat exige une signature |
| BL sans ticket | Un BL signé ne correspond à aucun ticket | Bloqué : aucune quantité pesée n'existe ; la comptabilité et le chef de carrière décident sur la base que le contrat permet |
| Sortie sans ticket | La caméra de sortie, le journal de la barrière ou le GPS montre un camion chargé sorti sans ticket | Bloqué, comme ci-dessus ; la panne ou le contournement de la bascule est consigné |
| Ticket en double | Même camion, même commande, même brut à quelques échelons près, à quelques minutes d'écart, sans pesée à vide entre les deux | L'agent de bascule annule l'un des deux avec un motif ; l'annulation est revue |
| Réimpression | Même numéro de ticket imprimé deux fois | Aucun effet sur les quantités ; la réimpression est tracée pour que la facturation ne la compte jamais deux fois |
Le contrôle de numérotation a un angle mort : un camion qui sort pendant une panne de la bascule ne laisse aucun trou, puisqu'aucun ticket n'a été émis. Seul un enregistrement indépendant de la sortie (caméra, barrière, GPS, comptage du chargeur) le révèle.
Retours, annulations et corrections
Trois événements différents, souvent saisis de la même manière, et c'est ainsi que la facturation finit par créditer le mauvais chargement. Séparez-les :
- Annulation : le ticket n'aurait pas dû exister. Chargement abandonné sur le tablier, ticket sur la mauvaise commande repéré avant le départ, doublon. Le ticket est conservé, marqué annulé, avec un motif.
- Retour : la matière est revenue. Refusée sur chantier, mauvaise granulométrie, matière polluée. Le camion est pesé à l'entrée, un ticket de retour renvoie au ticket d'origine, et la matière rejoint un stock que vous désignez.
- Correction : la pesée a bien eu lieu, mais la quantité à facturer est différente. Une tare enregistrée fausse, un chargement réparti sur deux commandes. Le ticket ne change pas ; un enregistrement de correction porte la nouvelle quantité facturée.
| Action | Qui peut la faire | Ce que garde la piste d'audit |
|---|---|---|
| Annuler un ticket avant le départ du camion (mauvaise commande, mauvais produit, chargement abandonné) | Agent de bascule | Motif choisi dans une liste fermée ; ticket conservé, marqué annulé |
| Annuler un ticket après le départ | Chef de carrière | Motif, preuve (image caméra, déclaration du chauffeur), ticket de remplacement lié s'il existe |
| Émettre un ticket de retour | Agent de bascule | Référence du ticket d'origine ; motif du retour ; qui a accepté le retour |
| Corriger une quantité à facturer (par exemple une tare enregistrée fausse) | Chef de carrière, comptabilité informée | Ticket d'origine inchangé ; enregistrement de correction avec ancienne valeur, nouvelle valeur, fondement et valideur ; client informé |
| Accepter un écart avec un client | Comptabilité clients ou commercial, selon vos délégations | L'écart, les preuves des deux côtés, la décision et l'avoir ou la facture qui en résulte |
| Modifier les tares enregistrées, la liste des produits, les règles de tolérance | Responsable du système, à la demande de l'exploitation | Journal des modifications : ancienne et nouvelle valeur, date, demandeur |
Écarts de quantité et tolérances
Un écart est une différence entre deux quantités censées décrire la même chose. Nommez chaque comparaison : chacune a ses causes et son responsable.
| Comparaison | Ce qu'on doit trouver | Causes habituelles d'un écart |
|---|---|---|
| Ticket et BL | Identiques quand le BL est imprimé avec le ticket | Un BL manuscrit, un produit modifié après impression, un ticket réédité |
| Ticket et pesée de réception du client | Deux instruments, deux moments, parfois de la pluie ou des pertes entre les deux | Exactitude des instruments, état de vérification de l'un ou l'autre, pertes en route, tare enregistrée |
| Livré et facturé | Identiques quand les lignes de facture sont construites depuis les tickets | Quantités reprises de la commande, doublon facturé, retour non crédité |
| Commandé et livré | Différent d'un chargement à l'autre, normalement ; la commande se solde sur le total | Chargements arrondis à un tonnage forfaitaire, commande dépassée |
Il n'existe pas de tolérance universelle. Le seuil entre « on accepte » et « on instruit » vient du contrat ou, s'il est muet, de votre propre règle écrite, et il peut varier selon le produit et le client. Écrivez trois choses par client : quelle pesée fait foi (la vôtre, la sienne, ou une règle en cas de désaccord), le seuil à partir duquel un écart est instruit, et le délai dans lequel le client peut contester. Sans cela, chaque écart devient une négociation.
Du chargement rapproché à la facture
La facture est le dernier maillon de la chaîne et celui qu'on construit le plus souvent depuis la mauvaise source. Construisez chaque ligne depuis des tickets rapprochés, jamais depuis la quantité commandée, jamais en ressaisissant le BL.
- Un chargement n'arrive en facturation qu'une fois rapproché, ou une fois son anomalie tranchée.
- Chaque ligne liste ses numéros de tickets, pour que la comptabilité fournisseurs du client la vérifie contre les BL qu'elle détient.
- Les chargements bloqués restent hors du cycle de facturation et figurent dans une liste d'attente avec leur motif, pour que personne ne les oublie en fin de période.
- Le paiement des transporteurs sous-traités part des mêmes chargements rapprochés : la carrière paie ce qu'elle a facturé, et le relevé du transporteur sert de contrôle, pas de source.
- La coupure de période se fait sur l'heure de pesée du ticket, fixée une fois pour toutes, pour qu'un chargement pesé à 23 h 50 le dernier jour ne tombe que dans une période.
La même logique à trois documents, commande, livraison, facture, sert à contrôler les factures de transport côté chargeur ; ici, c'est la carrière qui émet la facture, et le contrôle se fait avant l'envoi.
Exemple : une journée, dix chargements
Exemple illustratif, chiffres inventés : une journée dans une carrière, trois clients, quatre camions
Hypothèses, toutes inventées. Trois commandes ouvertes : CDE-501 pour le client A (gravillon 0/20), CDE-502 pour le client B (granulat 20/40), CDE-503 pour le client C (sable 0/4). Camions V-101 (de la carrière), V-205 et V-412 (transporteur T1), V-310 (transporteur T2). Le BL est imprimé avec le ticket. Une caméra de sortie lit les plaques. La bascule a été hors service de 13 h 30 à 13 h 50. Poids en tonnes. Le contrat du client B prévoit que le ticket de la carrière fait foi et qu'un écart de plus de 1 % avec la pesée du client est instruit : une clause inventée pour l'exemple, pas une norme. La facturation a préparé les lignes depuis l'export des tickets et les BL avant tout rapprochement.
| Chargement | Ticket | Heure | Véhicule | Commande et produit | Tare | Brut | Net |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| L1 | T-2041 | 07:05 | V-101 (carrière) | CDE-501, 0/20 | 14,20 pesée | 42,60 | 28,40 |
| L2 | T-2042 | 07:20 | V-205 (T1) | CDE-502, 20/40 | 13,86 pesée | 41,96 | 28,10 |
| L3 | T-2043 | 07:40 | V-412 (T1) | CDE-502, 20/40 | 14,06 pesée | 42,36 | 28,30 |
| L4 | T-2044 | 08:10 | V-310 (T2) | CDE-503, 0/4 | 12,94 pesée | 40,14 | 27,20 |
| L4 | T-2045 | 08:13 | V-310 (T2) | CDE-503, 0/4 | 12,94 pesée | 40,14 | 27,20 |
| L5 | T-2046 | 08:50 | V-101 (carrière) | CDE-501, 0/20 | 14,22 pesée | 43,08 | 28,86 |
| L7 | T-2047 | 10:30 | V-310 (T2) | CDE-503, 0/4 | 12,96 pesée | 40,40 | 27,44 |
| L8 | T-2048 | 11:05 | V-101 (carrière) | CDE-501, 0/20 | 14,20 pesée | 42,86 | 28,66 |
| L7 retour | R-0012 | 12:15 | V-310 (T2) | CDE-503, 0/4, retour | 12,96 pesée | 40,38 | 27,42 |
| L6 | aucun | 13:41 | V-205 (T1) | CDE-502, 20/40 | aucune | aucun | aucun |
| L9 | T-2049 | 14:20 | V-412 (T1) | CDE-502, 20/40 | 13,10 enregistrée (PT) | 42,28 | 29,18 |
| L10 | T-2050 | 15:30 | V-205 (T1) | CDE-502, 20/40 | 13,88 pesée | 41,94 | 28,06 |
| Chargement | Ticket | BL | Facture préparée | À facturer | Statut |
|---|---|---|---|---|---|
| L1 | T-2041 | 28,40, signé | A : 28,40 | 28,40 | Rapproché |
| L2 | T-2042 | 28,10, signé | B : 28,10 | 28,10 | Rapproché |
| L3 | T-2043 | 28,30, signé | B : 28,30 | 28,30 | Rapproché |
| L4 | T-2044 et T-2045 | 27,20, signé (un seul BL remis) | C : 27,20 deux fois | 27,20 | Doublon annulé |
| L5 | T-2046 | 28,86, signé | A : 28,86 | 28,86 | Rapproché |
| L6 | aucun | Manuscrit, « 28 t env. », signé | B : 28,00 | 0, bloqué | Bloqué : pas de pesée |
| L7 | T-2047, R-0012 | Refusé sur chantier, non signé | C : 27,44 | 0 | Retour, non facturé |
| L8 | T-2048 | 28,66, signé | A : 30,00 | 28,66 | Ligne corrigée |
| L9 | T-2049 | 29,18, signé | B : 29,18 | 28,22 | Tare corrigée, validée |
| L10 | T-2050 | 28,06, signé ; client : 27,70 | B : 28,06 | 28,06 | Écart instruit |
Chaque anomalie, et comment elle a été tranchée
- L4, doublon. T-2044 et T-2045 portent le même camion, la même commande, le même brut et la même tare, à trois minutes d'écart, sans pesée entre les deux : l'imprimante s'est bloquée et l'agent de bascule a réédité le ticket sous un nouveau numéro. T-2045 est annulé avec le motif « réédition après incident d'impression », et la ligne de facture correspondante est retirée.
- L6, ticket manquant. La numérotation n'a aucun trou (T-2048 à 11 h 05, puis T-2049 à 14 h 20). La caméra de sortie a lu V-205 sortant chargé à 13 h 41, pendant la panne, et le chauffeur est revenu avec un BL manuscrit portant « 28 t env. », signé par le client B. Aucune quantité pesée n'existe : la ligne de 28,00 t est retirée et le chargement bloqué pour le chef de carrière et la comptabilité, qui conviendront de la base avec le client B dans le cadre du contrat. Il n'est pas facturé aujourd'hui.
- L7, retour. Le client C a refusé le chargement sur chantier. V-310 est revenu chargé à 12 h 15, pesé à 40,38 t brut à l'entrée ; après vidage sur le stock des retours, sa tare était de 12,96 t : le ticket de retour R-0012 indique 27,42 t retournées pour 27,44 t parties. Les 0,02 t correspondent à un échelon de ce pont-bascule inventé. Le chargement n'est pas facturé, la matière revient en stock, le motif du refus est consigné avec une photo.
- L8, ligne de facture fausse. La ligne préparée pour T-2048 indique 30,00 t, le forfait de la commande, repris de la commande et non du ticket. Le ticket dit 28,66 t, le BL signé aussi. La ligne est reconstruite depuis le ticket : 30,00 moins 28,66, ce sont 1,34 t qui auraient été facturées puis contestées.
- L9, tare enregistrée. T-2049 a utilisé la tare enregistrée de V-412, 13,10 t, enregistrée quatre mois plus tôt et marquée PT sur le ticket. Le même camion avait été pesé à vide à 14,06 t le matin même (L3), puis à 14,04 t à son retour à 16 h 10, à la demande du chef de carrière : le transporteur avait changé de semi-remorque. La quantité facturée est corrigée à 42,28 moins 14,06 = 28,22 t (le chef de carrière retient la plus élevée des deux tares pesées, pour que le doute ne soit pas facturé au client). Le ticket ne change pas, l'enregistrement de correction porte les deux valeurs, le client B reçoit un relevé de livraison corrigé, et la tare enregistrée est remplacée par 14,04 t. Sur ce seul chargement, la tare enregistrée gonflait le net de 0,96 t, soit 3,4 % de 28,22 t.
- L10, pesée du client. Le client B a pesé V-205 à 27,70 t à la réception, contre 28,06 t sur T-2050 : 0,36 t de moins, soit 1,28 % du ticket. C'est au-dessus du seuil d'instruction de 1 % du contrat : la comptabilité envoie les deux pesées au client et lui demande la date de la dernière vérification de son pont-bascule. Le contrat donnant foi au ticket de la carrière, 28,06 t sont facturées ; l'instruction est consignée avec la ligne.
| Client et commande | Factures préparées | Rapproché, à facturer | Différence et cause |
|---|---|---|---|
| A (CDE-501, 0/20) | 87,26 | 85,92 | moins 1,34 : L8 facturé au forfait de 30 t de la commande |
| B (CDE-502, 20/40) | 141,64 | 112,68 | moins 28,96 : L6 bloqué (28,00), tare de L9 corrigée (0,96) |
| C (CDE-503, 0/4) | 81,84 | 27,20 | moins 54,64 : doublon T-2045 (27,20), chargement L7 retourné (27,44) |
| Total | 310,74 | 225,80 | moins 84,94, et un chargement en attente de décision |
Vérification des totaux : les dix tickets de sortie, de T-2041 à T-2050, totalisent 281,40 t de net (doublon compris, ticket de retour exclu). En retirant le doublon (27,20), le chargement retourné (27,44) et l'excès dû à la tare enregistrée (0,96), il reste 225,80 t, ce que facture la colonne rapprochée. Les factures préparées indiquaient 310,74 t parce qu'elles portaient aussi L8 à son forfait de 30,00 t et les 28,00 t manuscrites de L6.
Les preuves à conserver
Gardez ce qui permet à quelqu'un qui n'était pas là de comprendre le chargement six mois plus tard, aussi longtemps que vos obligations comptables, fiscales et contractuelles l'exigent ; votre expert-comptable vous indiquera les durées applicables.
- Le ticket de pesée tel qu'émis, avec brut, tare, net, l'origine de la tare (pesée ou enregistrée, marquée PT quand l'instrument l'imprime) et les deux heures de pesée
- Le BL signé, avec le nom du signataire et l'heure ; une photo du BL quand le chauffeur rapporte du papier
- Les images ou lectures de plaque au pont-bascule et à la sortie, si le site a des caméras
- L'historique des tares enregistrées du véhicule : chaque valeur, sa date de pesée, qui l'a enregistrée
- Les annulations, réimpressions et tickets de retour, chacun avec son motif et le ticket d'origine
- Le journal des corrections : ancienne valeur, nouvelle valeur, fondement, valideur, date, et l'information envoyée au client
- L'état de vérification de l'instrument ce jour-là : vignette, carnet métrologique, quand la réglementation les exige
- Pour chaque ligne de facture, les numéros des tickets qu'elle facture
Traiter et valider les anomalies
Une anomalie n'est traitée que lorsqu'une personne nommée l'a tranchée, preuves sous les yeux, et que la décision est consignée. Confiez chaque type à un responsable et donnez-lui une échéance calée sur le cycle de facturation, pour que rien n'attende au-delà de la date où il aurait été facturé.
| Anomalie | Responsable | Preuves présentées | Décisions | Échéance |
|---|---|---|---|---|
| Ticket en double | Agent de bascule | Les deux tickets, heures, poids, image caméra s'il y en a | Annuler l'un des deux, avec un motif | Dans le poste |
| Ticket manquant | Chef de carrière, puis comptabilité | BL, caméra de sortie ou GPS, journal d'événements de la bascule, pesée du client si elle existe | Facturer sur la base que le contrat permet, ou ne pas facturer ; consigner la panne | Avant l'émission des factures de la période |
| Retour | Agent de bascule, puis commercial | Ticket d'origine, ticket de retour, motif, photo de la matière | Pas de facturation, ou avoir ; remise en stock ; motif consigné | Le jour même |
| Tare enregistrée douteuse | Chef de carrière | Tare enregistrée et sa date, tares pesées du camion, brut du jour | Corriger la quantité facturée, informer le client, remplacer ou supprimer la tare enregistrée | Avant facturation |
| Ligne de facture différente des tickets | Comptabilité clients | Tickets derrière la ligne, origine de la ligne | Reconstruire la ligne depuis les tickets | Avant envoi |
| Pesée du client différente | Comptabilité clients ou commercial | Les deux pesées, l'état de vérification des deux instruments, la clause du contrat | Appliquer le contrat ; avoir ou ligne bloquée ; décision consignée | Dans le délai de contestation prévu au contrat |
Relisez les décisions chaque mois, par type. Beaucoup d'annulations par le même agent, des tares corrigées toujours chez le même transporteur, des lignes reprises des commandes : chaque répétition est une règle à changer ou un besoin de formation, pas une raison d'ajouter un contrôleur.
La clôture du soir
Une courte routine en fin de journée attrape la plupart des anomalies tant que les chauffeurs sont encore joignables :
- Compter les camions sortis chargés (caméra, barrière ou comptage du chargeur) et les tickets valides. La différence est un ticket manquant ou un doublon.
- Lister les trous de numérotation et les annulations ; chacun a son motif.
- Lister les tickets émis sur tare enregistrée, et comparer chacun avec la dernière tare pesée du camion.
- Lister les tickets sans BL signé.
- Comparer les lignes de facture préparées avec les tickets qu'elles citent ; toute ligne sans numéro de ticket est reconstruite.
- Reporter chaque chargement bloqué sur la liste du lendemain avec son responsable, jusqu'à décision.
Ce qui s'automatise, et la place de Mirage
Chaque contrôle de ce guide compare des enregistrements que la carrière possède déjà, et c'est ce qui le rend automatisable : le rapprochement des tickets avec les commandes, les BL et les lignes de facture, les contrôles de numérotation et de doublons, la comparaison des tares, la construction des lignes de facture depuis les tickets, et l'envoi de chaque anomalie à son responsable avec ses preuves. Les décisions du tableau des anomalies restent humaines.
Mirage décrit ces briques sur deux pages : le logiciel de pont-bascule identifie le véhicule par lecture de plaque, lit l'indicateur, rapproche le net de la commande et arrête le flux sur un écart, en se branchant sur l'indicateur et le logiciel déjà présents ; le TMS pour carrières suit chaque chargement de la commande à la livraison et fait ressortir les écarts entre tonnage commandé, chargé et livré pendant l'exécution. Mirage n'a pas publié d'étude de cas consacrée à une carrière ou à un pont-bascule. Le déploiement chez Mass Céréales Al Maghreb, opérateur de terminaux céréaliers portuaires, est en cours ; il relie sa couche de pilotage, entre autres, aux systèmes de pesage et aux ponts-bascules des terminaux, et ne publie aucun chiffre de résultat.
Pour tester la méthode sur vos propres documents, le guide mener un pilote d'automatisation documentaire explique comment faire tourner un pilote en parallèle de votre équipe avant que rien ne soit écrit en facturation. Le carburant des mêmes sites est traité dans le rapprochement du carburant en mine, et l'ensemble sur la page mines et carrières.
Questions fréquentes
Pas en le modifiant. Le ticket enregistre ce que l'instrument a pesé et reste tel qu'il a été émis. Une correction est un nouvel enregistrement qui renvoie au ticket : ancienne valeur, nouvelle valeur, fondement (tare pesée, ticket de retour, annulation), qui l'a validée et quand. La facturation prend la quantité corrigée ; le client reçoit les deux, pour pouvoir lire ensemble le BL qu'il a signé et la facture.
Les instruments de pesage peuvent comporter un dispositif de tare prédéterminée, et la recommandation OIML R 76-1 décrit comment elle doit apparaître : un net calculé à partir d'une tare prédéterminée est imprimé avec cette tare, identifiée par le symbole PT. L'usage qui en est permis dépend de l'approbation de votre instrument et de la réglementation qui s'y applique ; votre organisme de vérification peut vous le confirmer. En pratique : une date et une durée de validité pour chaque tare enregistrée, des repesées à vide régulières, et une alerte dès qu'une tare enregistrée s'écarte trop de la tare pesée du même camion.
Il n'existe pas de chiffre universel. Le seuil vient du contrat ou, s'il est muet, de votre propre règle écrite, et il doit tenir compte de la classe d'exactitude et de l'état de vérification des deux instruments. Écrivez, client par client, quelle pesée fait foi, à partir de quel écart on instruit, qui décide et dans quel délai le client peut contester.
Les deux fonctionnent si chaque ligne liste les numéros de tickets qu'elle facture. La ligne par chargement isole facilement un litige ; la ligne par période garde des factures courtes pour un client qui reçoit des dizaines de camions par jour. Ce qui ne fonctionne pas, c'est une quantité qu'on ne peut pas relier à des tickets.
Non. Le ticket, le BL et la facture suffisent pour rapprocher. Les caméras ajoutent des preuves : la plaque lue au pont-bascule rattache le ticket au camion, et une caméra de sortie trouve le chargement parti sans ticket, ce que la numérotation seule ne montre pas.
Sources et périmètre
Vérifié le . Périmètre : rapprochement des chargements de carrière vendus au poids. La méthode, les tableaux et l'exemple sont ceux de Mirage, avec des chiffres inventés. Les points réglementaires se limitent à ce que dit chaque source citée et ne constituent pas un conseil juridique ; les arrêtés propres aux instruments de pesage en service ne sont pas cités ici : votre organisme de vérification vous indiquera ceux qui s'appliquent à votre instrument.
- OIML R 76-1, Instruments de pesage à fonctionnement non automatique, édition 2006 : définition de la valeur de tare prédéterminée (T.5.3.1), impression de la tare PT avec le net calculé (4.7.3), erreurs maximales tolérées non applicables aux nets calculés (2.2)
- DREETS Pays de la Loire, dépliant « Métrologie légale » (septembre 2023) : usages réglementés de l'article 1er du décret n° 2001-387, obligations du détenteur, périodicité de la vérification périodique, vignettes verte et rouge, réparation et vérification primitive
- Question écrite et réponse du ministère, JO Sénat du 23 septembre 2021 : périodicité de la vérification périodique des instruments de pesage à fonctionnement non automatique : deux ans (30 kg ou moins, vente directe au public), un an pour les autres
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Envoyez une semaine de tickets de pesée, les BL et les lignes de facture des mêmes chargements. Nous vous renvoyons chaque chargement rapproché ou bloqué, avec le motif et les preuves, pour le comparer à ce que votre équipe a trouvé.
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