Calculadora de ROI de la automatización
Calcule lo que devuelve automatizar un flujo documental: las horas que recupera su equipo, lo que valen y el mes en que se recuperan los costes de su presupuesto. Cada fórmula está en esta página, y ningún resultado es una promesa de Mirage.
Sin registro. Las cifras se quedan en su navegador, salvo que copie el enlace o descargue la tabla.
Su flujo hoy
Su flujo hoy
Marque una cifra como medida cuando esté contada, cronometrada o leída en un presupuesto. Lo demás sigue siendo una estimación, y el resumen indica cuál es cuál.
Un expediente de licitación medido a partir de sus planos.
Desde abrir los planos hasta la lista de cantidades, para un expediente. Cronometre dos o tres expedientes recientes.
Salario, cargas sociales y gastos generales, por hora. Su cifra: no publicamos ninguna referencia.
Solo sirve para expresar las horas liberadas en personas. 140 es un ejemplo.
Costes de su presupuesto
Un despliegue empieza con una prueba de concepto sobre sus documentos una semana después de la primera reunión, luego un piloto a precio fijo que puede detener, luego una suscripción anual según el volumen. Los precios de Mirage empiezan en 10.000 $ el lanzamiento y en 1.000 $ al mes. Introduzca las cifras de su presupuesto, o un importe que quiera probar.
Talleres, documentos de ejemplo, revisiones del piloto. Valoradas a su coste horario.
Tres escenarios
Valores de ejemplo, para sustituir por los suyos. La parte es la fracción del volumen que el agente procesa de principio a fin; el resto sigue siendo manual. El tiempo de revisión es lo que una persona sigue dedicando a cada unidad automatizada.
| Tres escenarios | Prudente | Central | Alto |
|---|---|---|---|
| Parte procesada por el agente (%) | |||
| Tiempo de revisión por unidad automatizada (h) | |||
| Meses antes de que el flujo funcione | |||
| Meses hasta alcanzar la parte completa |
Resultados
Escenario central
- Horas liberadas al mes, a pleno rendimiento
- 64,8 h
- Las mismas horas, en personas
- 0,46
- Valor de ese tiempo el primer año
- Introduzca su coste horario
- Recuperación de la inversión
- Introduzca su coste horario
| Resultados | Prudente | Central | Alto |
|---|---|---|---|
| Horas liberadas al mes, a pleno rendimiento | 38,4 h | 64,8 h | 96 h |
| Las mismas horas, en personas | 0,27 persona(s) | 0,46 persona(s) | 0,69 persona(s) |
| Horas liberadas el primer año | 250 h | 551 h | 912 h |
| Introduzca su coste horario | |||
| Valor de ese tiempo al año, a pleno rendimiento | |||
| Valor de ese tiempo el primer año | |||
| Presupuesto del primer año que sigue en equilibrioLo que el piloto, la integración y el primer año de suscripción pueden costar juntos y seguir cubiertos por el primer año. | |||
| Tesorería realmente ganada el primer año | |||
| Introduzca su coste horario | |||
| Coste del primer año | |||
| Neto del primer año | |||
| Neto al año desde el segundo año | |||
| Retorno el primer año | |||
| Recuperación de la inversión | |||
| Tesorería neta el primer año | |||
De las estimaciones a las cifras medidas
La mayoría de las cifras anteriores empiezan como estimaciones. Dos no pueden conocerse antes de un piloto con sus propios documentos: la parte que el agente procesa de principio a fin y el tiempo de revisión que sigue necesitando. Mida cada cifra así y márquela como medida.
- Volumen
- Cuente las unidades en su sistema durante los tres últimos meses y divida por tres.
- Tiempo manual
- Cronometre diez unidades normales, desde abrir el documento hasta el registro guardado, y haga la media.
- Coste horario cargado
- Pida a finanzas la tarifa cargada del puesto, no el salario.
- Parte procesada por el agente
- En el piloto: las unidades que el agente completó sin corrección, divididas por todas las que recibió, con documentos reales durante varias semanas.
- Tiempo de revisión
- En el piloto: los minutos que una persona dedica a comprobar cada unidad automatizada, cronometrados sobre una muestra.
- Meses antes de la puesta en marcha, y subida
- Según el plan de despliegue acordado tras el piloto.
- Costes
- Según el presupuesto, no una estimación.
Resumen para el responsable financiero
Una estimación construida con los datos siguientes, no un presupuesto ni una promesa de Mirage.
- Flujo:
- Mediciones en construcción
- Moneda:
- EUR
Datos
| Datos | Valor | Unidad | Origen |
|---|---|---|---|
| Mediciones al mes | 12 | Estimado | |
| Horas de medición manual por expediente | 12 | h | Estimado |
| Coste horario cargado | Sin indicar | Estimado | |
| Horas productivas por persona y mes | 140 | h | Hipótesis |
| Parte del tiempo liberado que elimina un coste (%) | 0 | % | Hipótesis |
| Coste único: piloto e integración | Sin indicar | Estimado | |
| Coste anual | Sin indicar | Estimado | |
| Horas de su equipo durante el despliegue | Sin indicar | Estimado |
Hipótesis de los escenarios
| Hipótesis de los escenarios | Prudente | Central | Alto | Origen |
|---|---|---|---|---|
| Parte procesada por el agente (%) | 40 | 60 | 80 | Estimado |
| Tiempo de revisión por unidad automatizada (h) | 4 | 3 | 2 | Estimado |
| Meses antes de que el flujo funcione | 3 | 2 | 2 | Hipótesis |
| Meses hasta alcanzar la parte completa | 6 | 4 | 2 | Hipótesis |
Resultados por escenario
| Resultados por escenario | Prudente | Central | Alto |
|---|---|---|---|
| Horas liberadas al mes, a pleno rendimiento | 38,4 h | 64,8 h | 96 h |
| Las mismas horas, en personas | 0,27 persona(s) | 0,46 persona(s) | 0,69 persona(s) |
| Valor de ese tiempo el primer año | |||
| Coste del primer año | |||
| Neto del primer año | |||
| Neto al año desde el segundo año | |||
| Retorno el primer año | |||
| Recuperación de la inversión | |||
| Tesorería neta el primer año |
No incluido
- Sin coste horario: no se calcula ningún importe, retorno ni plazo de recuperación.
- Tesorería: la parte del tiempo liberado que elimina un coste es 0%, así que el valor del tiempo es capacidad, no tesorería.
- Menos errores, respuestas más rápidas, más ofertas o pedidos ganados: suelen ser las mismas horas vistas dos veces, así que quedan fuera.
- Impuestos, financiación y actualización: las cifras no están actualizadas y son antes de impuestos.
- Cambios de precio tras el primer año y crecimiento del volumen: costes y volumen se mantienen constantes.
Datos estimados y medidos
- Medido
- Ninguno
- Estimado
- Mediciones al mes; Horas de medición manual por expediente; Coste horario cargado; Coste único: piloto e integración; Coste anual; Horas de su equipo durante el despliegue; Parte procesada por el agente (%); Tiempo de revisión por unidad automatizada (h)
¿Cómo se calcula el ROI de la automatización?
- Horas liberadas al mes = volumen × parte procesada por el agente × (tiempo manual − tiempo de revisión), en horas.
- Personas = horas liberadas ÷ horas productivas por persona y mes. Las mismas horas, no un segundo beneficio.
- Valor al mes = horas liberadas × coste horario cargado.
- El primer año no cuenta nada durante los meses anteriores a la puesta en marcha, luego una subida lineal hasta la parte completa. Valor del primer año = valor al mes × suma de los doce coeficientes mensuales.
- Coste del primer año = coste único + horas de su equipo × coste horario + coste anual. Neto = valor − coste. Retorno el primer año = neto ÷ coste del primer año.
- Recuperación = el primer mes en que el valor acumulado alcanza el coste acumulado, con el coste único y las horas de su equipo al inicio y el coste anual repartido por meses, buscado en cinco años.
- Tesorería = valor × parte del tiempo liberado que elimina un coste. Tesorería neta = tesorería − (coste único + coste anual).
Un ejemplo resuelto, con cifras inventadas
Cifras redondas elegidas para mostrar el cálculo, no una referencia: 600 pedidos de clientes al mes, 12 minutos para teclear uno a mano, 2 minutos para revisar uno automatizado, el 70% de los pedidos procesados por el agente, un coste horario cargado de 40, 140 horas productivas por persona, un mes antes de la puesta en marcha y dos meses de subida, y los precios de partida publicados como presupuesto: 10.000 de lanzamiento, 12.000 al año, más 40 horas de su equipo.
| Horas liberadas al mes, a pleno rendimiento | 600 × 0,70 × (12 − 2) ÷ 60 | 70 h |
|---|---|---|
| Las mismas horas, en personas | 70 ÷ 140 | 0,5 personas |
| Valor de ese tiempo al mes | 70 × 40 | 2.800 |
| Valor al año, a pleno rendimiento | 2.800 × 12 | 33.600 |
| Coste del primer año | 10.000 + 40 × 40 + 12.000 | 23.600 |
| Neto al año desde el segundo año | 33.600 − 12.000 | 21.600 |
| Recuperación | El valor acumulado alcanza el coste acumulado hacia el mes 9 con estas cifras: nada el mes 1, la mitad el mes 2, el valor completo desde el mes 3, frente a 11.600 iniciales y 1.000 al mes | Mes 9 |
| Tesorería el primer año | Parte del tiempo liberado que elimina un coste dejada en 0% | 0: las horas son capacidad mientras no se elimine un coste |
Lo que no se cuenta, a propósito
Menos errores de tecleo, respuestas más rápidas, más ofertas presupuestadas o más pedidos aceptados son reales, pero suelen ser las mismas horas vistas por segunda vez. Añádalos solo si puede medirlos por separado, y nunca además de las horas anteriores.
El valor del tiempo no es tesorería
Las horas liberadas son capacidad. Se convierten en tesorería solo cuando eliminan un coste: horas extra, personal temporal, subcontratación, o una contratación que no hace. Mientras no decida cuál, la cifra honesta es cero, por eso esa parte empieza en 0%.
Resultados publicados, para juzgar un escenario
Cada línea es el resultado de un cliente sobre sus propios documentos, tal como lo da su caso de éxito. Ninguno es una previsión para usted: úselos para juzgar si un escenario es plausible, no para rellenarlo.
- John Cockerill: Entre un 80 y un 90% menos de tiempo en la medición de tuberías.
- Biodéal: Alrededor del 7% de los pedidos señalados para revisión humana; una mediana de 48 segundos del email al pedido listo en SAP Business One.
- OFRET Groupe: Más del 90% de las solicitudes de cotización estándar procesadas automáticamente.
- Transwin: Un 70% menos de introducción manual en los documentos de transporte.
Cuándo la automatización no compensa
- Unas pocas unidades al mes: la puesta en marcha no se recupera.
- Un trabajo distinto cada vez: la parte que un agente puede asumir sigue siendo baja.
- Una revisión casi tan larga como el trabajo: se libera poco tiempo.
- Tiempo liberado sin destino y ningún coste que eliminar: el valor se queda en el papel.
Compruebe estas hipótesis con sus documentos
Díganos qué flujo ha introducido. Le respondemos con lo que un agente puede asumir, la revisión que sigue necesitando y las cifras que poner en esta calculadora. Sin compromiso.
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Preguntas
Porque son los suyos. Un coste horario cargado depende del país, del puesto y de lo que su empresa incluye en él, y un presupuesto depende de su flujo y de su volumen. La calculadora muestra de inmediato las horas liberadas y su equivalente en personas, y cada importe en cuanto los introduce.
Son valores redondos de ilustración, no referencias. Sustitúyalos por sus volúmenes y tiempos. Los resultados publicados de clientes con nombre aparecen debajo de la calculadora para ayudarle a juzgar si un escenario es plausible.
Porque un error evitado es sobre todo el tiempo que habría costado encontrarlo y corregirlo, que las horas ya cuentan. Sumar ambos contaría dos veces el mismo beneficio. Si un error tiene un coste propio que puede medir, como una penalización o una pérdida, añádalo por separado y dígalo.
El valor del tiempo es lo que valen las horas liberadas a su coste horario. La tesorería es la parte que elimina un coste que realmente paga: horas extra, personal temporal, subcontratación o una contratación que no hace. Un equipo que usa ese tiempo para presupuestar más ofertas o aceptar más pedidos gana capacidad, no tesorería.
Mirage responde a cualquier solicitud en dos horas hábiles, hace una prueba de concepto sobre sus documentos una semana después de la primera reunión y pone el primer flujo en producción en 4 a 6 semanas. Un flujo repartido entre varios sistemas puede tardar más. Los meses antes de la puesta en marcha, en cada escenario, están para tenerlo en cuenta.
Entonces, con sus cifras, el flujo no compensa en ese escenario. Revise primero el tiempo de revisión y la parte. Si son correctos, mantenga el trabajo manual, o empiece por un flujo con más volumen.
La calculadora por puesto
Cada enlace abre esta calculadora con las etiquetas y los pasos de un puesto. Ningún puesto rellena una cifra.
- Jefe de estudios y presupuestos: mediciones, comparación de ofertas de subcontratistas y revisión de adendas, expediente por expediente.
- Técnico de mediciones: mediciones en la estructura del presupuesto, y revisiones de planos convertidas en una lista de cambios.
- Responsable de cotizaciones de transporte: solicitudes de cotización leídas, cotejadas con sus tarifas y preparadas.
- Responsable de operaciones de transporte: reservas, conocimientos de embarque, facturas de transportistas y pruebas de entrega tecleados en el TMS.
- Cuentas a pagar, facturas de transportistas: cada línea de factura de transportista revisada contra el contrato y el expediente de envío antes del pago.
- Responsable de administración de ventas: pedidos de clientes recibidos por email o en PDF tecleados en el ERP.