Cotizaciones de transporte: qué automatizar primero, qué decide una persona y cómo medirlo

Según Mirage Metrics, automatizar las cotizaciones de transporte es dejar al software la parte mecánica del departamento de cotizaciones: clasificar el buzón, comprobar que cada solicitud de cotización trae los datos necesarios, calcular el peso tasable, encontrar la tarifa del cliente o la de compra vigente, añadir los recargos que prevé la tarifa, aplicar sus reglas de margen y validez y escribir la cotización en el TMS. El cotizador se queda con la compra spot, las mercancías peligrosas, los bultos fuera de gálibo, las licitaciones y toda cotización que se salga de una regla. Se automatiza primero la recepción, después los trayectos con tarifa y al final el envío automático. En carretera, la cotización debe dejar preparada la revisión por gasóleo que la Ley 15/2009 hace obligatoria. Se mide el plazo entre el email y el envío, y la conversión sobre las cotizaciones que el cliente contestó. Sin tarifas al día, automatizar no aporta nada.

Publicado
Tiempo de lectura
17 min
Autor
Jules Toussaint

Alcance: solicitudes de cotización por email en transitarios, agencias y transportistas, por aire, mar y carretera. La ley española citada rige el transporte nacional por carretera. No es asesoramiento jurídico.

En producción, en solicitudes de cotización por carretera

OFRET Groupe tiene dos actividades en un mismo TMS: OFRET en carga completa y SWILL en grupaje. Mirage desplegó un entorno de agente de cotización por entidad, ambos conectados a Logitude World por su API. El caso indica que más del 90 % de las solicitudes de cotización estándar se gestionan automáticamente en las dos entidades. Pasa por un operador, entre otros casos, la solicitud a la que le falta un dato o cuyo precio se sale de las tablas. Mirage no publica ningún despliegue de cotización aérea o marítima, y el caso no describe la revisión por gasóleo española.

Cómo trabaja un departamento de cotizaciones

El circuito es el mismo con una persona o con un software. El esquema marca las cuatro horas de las que salen el plazo y la conversión.

El departamento de cotizaciones: email recibido, clasificado, comprobado con una pregunta al cliente si hace falta, cotizado, contrastado con las reglas con una persona que decide si hay desvío, enviado y escrito en el TMS, y después ganado, perdido o caducado, con las horas T0 a T3Llega el emailT0recibidaClasificar: ¿qué es?otroReserva, licitación:se derivan, no se cotizansolicitud de cotización¿Completa y coherente?noUna pregunta al clientellega la respuestaT1completaCotizartarifa del cliente, o compra + margenrecargos a la fecha de cargapetición spot si no hay tarifaReglas: mínimo, validez, umbraldesvíoUna persona decidevalidadaconformeEnviada y escrita en el TMST2enviadaGanada, perdida o caducadaT3resultadoPlazo de cotización: T2 - T0Espera del cliente: T1 - T0Conversión: ganadas / (ganadas + perdidas), contadas en T3
Las cuatro horas: T0 recepción, T1 datos completos, T2 envío, T3 resultado conocido. En una solicitud completa al llegar, T1 es igual a T0.

Se rompe casi siempre igual: una reserva cotizada como solicitud nueva, una cotización a ojo, una tarifa caducada, una cotización que nunca entra en el TMS.

La recepción: clasificar el email y comprobar que está completo

Un buzón de cotizaciones recibe también reservas, peticiones de precio orientativo, modificaciones, licitaciones, consultas de seguimiento y facturas. Solo las solicitudes y las modificaciones se cotizan; una reserva va a tráfico y una licitación, al departamento de tarifas. Si hay duda, decide una persona.

Una solicitud está completa cuando indica los diez datos siguientes.

Los diez datos de los que depende una cotización de transporte, por qué, y qué cambia según el modo. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.
DatoPor qué el precio depende de élQué cambia según el modo
Direcciones o códigos postalesRecogida y entrega se tarifican por zonaO el aeropuerto, puerto o almacén de grupaje donde entrega el cliente
Fecha de cargaTarifas y recargos valen para un periodoCarretera: también fija la fecha de referencia de la revisión por gasóleo
Bultos, palets o contenedoresMínimos, tramos y equipo dependen del númeroContenedor: tipo y número; carretera: palets o metros lineales
Dimensiones por bultoEl volumen decide el peso tasableAéreo y grupaje siempre; contenedor completo, solo fuera de gálibo
Peso brutoSe factura, o limita el equipoCarretera: decide la clase de vehículo; contenedor: la carga útil
Naturaleza de la mercancíaHay mercancías rechazadas, con tarifa aparte o reguladasTodos los modos
Mercancía peligrosaNúmero ONU y clase, o un «no peligrosa» explícitoCarretera: ADR; mar: código IMDG; aéreo: DGR de la IATA
TemperaturaUn rango, o «sin temperatura controlada»Carretera: perecederos en vehículo ATP; contenedor: reefer
Incoterm y lugar convenidoQué tramos y qué gastos compra su clienteInternacional; no aplica a un porte nacional contratado puerta a puerta
ServiciosCarga y descarga, aduanas, seguro: líneas o exclusionesCarretera: quién carga y quién descarga (art. 20 de la Ley 15/2009)
Los diez datos de los que depende una cotización de transporte, por qué, y qué cambia según el modo. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.

Fuente: ADR y ATP: Ministerio de Transportes; aéreo: DGR de la IATA; carga y descarga: art. 20 de la Ley 15/2009. El resto es práctica recomendada.

Un dato ausente o contradictorio pide una sola pregunta, que diga qué falta y por qué («la tarifa aérea depende del volumen: ¿qué medidas tiene cada palet?»). La solicitud espera con un estado y una fecha de seguimiento.

En carretera, una petición de «descarga por el conductor» con un camión de más de 7,5 toneladas choca con la disposición adicional decimotercera de la LOTT: esa solicitud va a una persona. Las mercancías peligrosas no se cotizan nunca a ojo, y un equipo con baterías de litio puede serlo: unas «piezas de recambio» merecen una pregunta. Si declara mercancía peligrosa, sale del circuito automático.

El peso tasable: el cálculo del que depende toda cotización

Se factura el mayor entre el peso bruto y un peso calculado a partir del volumen. En aéreo, la regla de la IATA (TACT 3.9.4, recogida por el programa logístico de la ASEAN) tasa por volumen por encima de una media de 6.000 cm³ por kilo. Cuatro detalles cambian cada uno un precio:

  • Un solo volumen por envío. Se suman los bultos y se divide una vez: redondear bulto a bulto da 415,5 kg donde el programa obtiene 415,0 kg.
  • El redondeo. Tres decimales y después al medio kilo o al kilo superior: 88,358 kg se tasan 88,5 kg; 25,665 kg, 26,0 kg.
  • El tramo superior. Un tramo más alto puede costar menos: 995 kg a 2,10 AUD son 2.089,50 AUD; 1.000 kg a 1,85 AUD, 1.850,00 AUD. Se tasan 1.000 kg.
  • El mínimo. Por debajo del mínimo de percepción, se cobra el mínimo (TACT 3.4.1).

El grupaje marítimo se vende por tonelada o por metro cúbico: las reglas tarifarias de Shipco, por ejemplo, aplican sus precios «por 1.000 kilos o por metro cúbico, lo que dé más ingreso» (regla 3.B). En carretera, la relación entre peso y volumen es la de la tarifa de cada transportista. La calculadora de CBM y peso tasable aplica estas convenciones a una lista de bultos, y el glosario da la definición.

Los Incoterms: qué tramos y qué gastos compra su cliente

El Incoterm y su lugar convenido dicen qué parte paga cada tramo, cada despacho y el seguro: deciden las líneas de la cotización y sus exclusiones. En un porte nacional contratado puerta a puerta no hay Incoterm: el cliente es el cargador. Tres lecturas evitan la mayoría de los errores:

  • DAP excluye la descarga, el despacho de importación y los derechos, salvo que la descarga esté en el contrato de transporte del vendedor (ICC Academy); solo en DPU descarga el vendedor (ICC Academy).
  • Solo CIF y CIP obligan a asegurar: en CIF con las cláusulas (C), en CIP con las (A) y al menos el 110 % del precio (ICC, ICC Academy).
  • FAS, FOB, CFR y CIF son reglas marítimas; para un contenedor, la ICC remite a FCA (ICC Academy, CFR y CIF).

Una entrega a domicilio pedida con una regla que termina en el puerto es la contradicción más frecuente. El comprobador de Incoterms 2020 da el reparto de las once reglas.

Tarifas, recargos y validez

Cuatro tipos de precio alimentan una cotización. Escriba el orden de consulta: un software solo sigue un orden que existe, y ahí se decide también el transportista según peso o destino.

Las fuentes de precio de una cotización de transporte y el uso de cada una. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.
FuenteQué esCómo usarla
Tarifa del clientePrecio de venta pactado por trayecto, tramo y periodoPrimera consulta: si cubre trayecto, tramo y fecha, el precio sale de ahí
Tarifa de compraLa del transportista, consolidador o corresponsal, con versión y validezSiempre se consulta: el margen mínimo necesita el coste
Portal de la naviera o del transportistaUn precio al instante, ligado a una salidaAnótela con la hora de consulta
Petición spotUn precio pedido envío a envío, válido horas o díasEl software envía las peticiones y alinea las respuestas; el cotizador elige
Las fuentes de precio de una cotización de transporte y el uso de cada una. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.

Un precio de portal, como el de Maersk Spot, es una tarifa de compra de vida corta. Un recargo pertenece a un transportista y a una fecha: el recargo de emergencia por combustible (EBS) de Maersk se aplica a los envíos de las rutas afectadas en el momento de la reserva (Maersk). Una tarifa caducada no se usa nunca: la solicitud va al cotizador, y una cotización no vale más que la primera de sus tarifas que caduca. Indique el tipo de cambio, su fuente y su fecha: el BCE publica los suyos a título informativo y desaconseja usarlos en transacciones (BCE).

Lo que la ley española pone en una cotización por carretera

En un porte nacional, la Ley 15/2009 y las condiciones generales de la Orden FOM/1882/2012 deciden varias líneas de la cotización. El precio es libre (art. 18 de la LOTT), pero un transitario o una agencia contrata siempre en nombre propio (art. 5) y es cargador frente al transportista al que encarga el porte (art. 6.2): estas reglas le afectan en la venta y en la compra.

Lo que la ley española pone en una cotización de transporte por carretera, qué dice y qué debe constar en la cotización. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.
ReglaQué diceQué debe constar en la cotización
Revisión por gasóleo (art. 38; condición 3.4)Obligatoria entre la fecha del contrato y la del transporte, desglosada en la factura; el pacto en contrario es nuloLa fecha del contrato, la clase de vehículo y que el precio es revisable
Carga y descarga (art. 20)Por cuenta del cargador y del destinatario, salvo pacto escrito antes de presentar el vehículo, con un suplemento facturado aparteQuién carga y quién descarga; si lo hace el porteador, el suplemento como línea propia
El conductor (LOTT, disposición adicional 13.ª)Con más de 7,5 t no carga ni descarga, salvo excepciones (cisternas, basculantes o con grúa, mudanzas, carga fraccionada)Una solicitud que pide la descarga por el conductor vuelve a una persona
Paralización (art. 22)Más de una hora de espera se indemniza: sin pacto mayor, dos veces el IPREM diario por hora o fracción, sin contar la primera, hasta diez horas al díaLa franja de carga y descarga, o una indemnización pactada superior
Indemnización y valor declarado (art. 57 y 61)Pérdida o avería: como máximo un tercio del IPREM diario por kilo bruto; el cargador puede declarar valor contra un suplementoSi incluye una declaración de valor y su suplemento, o que no la incluye
Carta de porte con el porteador efectivo (art. 10 bis)Obligatoria por envío por encima de 150 €; el precio debe cubrir los costes efectivos del porteadorNada en la venta; en la compra, un precio anómalo lo mira una persona
Lo que la ley española pone en una cotización de transporte por carretera, qué dice y qué debe constar en la cotización. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.

Fuente: Ley 15/2009, Orden FOM/1882/2012 y Ley 16/1987, textos consolidados del BOE leídos el 30 de octubre de 2026.

La revisión por gasóleo, paso a paso

El artículo 38, en la redacción del Real Decreto-ley 9/2026, obliga a subir o bajar el precio pactado «de manera ineludible» si el combustible ha variado entre el día del contrato y el del transporte. La condición 3.4 da la fórmula:

ΔP = G × P × C / 100

  • P es todo el precio pactado, partes fija y variable incluidas (Ministerio).
  • G es la variación porcentual del precio medio semanal del gasóleo entre la fecha del contrato y la del transporte, sin IVA y, si procede, descontada la devolución del gasóleo profesional. El Ministerio la calcula en su aplicación semanal.
  • C depende de la masa del vehículo y del precio medio la semana del transporte (Pmed), según la tabla del Real Decreto-ley 18/2026.
Coeficiente C de la condición 3.4 según la masa máxima autorizada del vehículo y el precio medio semanal del gasóleo (Pmed), transportes desde el 1 de julio de 2026. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.
VehículoPmed bajoPmed medioPmed alto
MMA de 20.000 kg o más (salvo obras)< 1,18 €/l: 0,31,18 a < 1,73 €/l: 0,4≥ 1,73 €/l: 0,5
MMA de más de 3.500 y menos de 20.000 kg (salvo obras)< 1,28 €/l: 0,21,28 a < 2,13 €/l: 0,3≥ 2,13 €/l: 0,4
Vehículos de obras de más de 3.500 kg< 1,08 €/l: 0,21,08 a < 1,78 €/l: 0,3≥ 1,78 €/l: 0,4
MMA de 3.500 kg o menos< 1,08 €/l: 0,11,08 a < 2,33 €/l: 0,2≥ 2,33 €/l: 0,3
Coeficiente C de la condición 3.4 según la masa máxima autorizada del vehículo y el precio medio semanal del gasóleo (Pmed), transportes desde el 1 de julio de 2026. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.

Es automática desde un G del 5 %, salvo umbral menor pactado por escrito, y en el transporte continuado se aplica además en cada periodo de facturación (condición 8.3). Oponerse a reflejarla desglosada en la factura es infracción grave o muy grave según el porte supere o no 3.000 € (art. 141.31 y 140.43 de la LOTT). Para el software, cada cotización aceptada guarda su fecha, su precio y la clase de vehículo: la revisión se calcula semanas después, con la fórmula vigente en la fecha del transporte, que cambió varias veces en 2026 (Ministerio).

En la compra, pagar al transportista efectivo menos que sus costes efectivos en un contrato de un solo envío es infracción muy grave cuando hay asimetría entre las partes, por ejemplo si quien contrata tiene autorización de operador de transporte y el transportista no (art. 140.42 de la LOTT). Estas reglas valen para el transporte nacional; el internacional se rige por los tratados vigentes en España, como el CMR (art. 2.2), y la ley aplicable, por el Reglamento Roma I (Ministerio).

Ejemplo: una carga completa cotizada, cronometrada y revisada

Ejemplo ilustrativo, cifras inventadas: una carga completa de Zaragoza a Getafe

La solicitud. El lunes 5 de octubre a las 9:40, un cliente de Zaragoza pide a una agencia de transporte una carga completa: 26 palets europeos, 18.400 kg de bebidas embotelladas, no peligrosas, sin temperatura controlada, carga el lunes 26 de octubre en su muelle, descarga al día siguiente en Getafe, pago a 30 días. Los diez datos están (el Incoterm no aplica): T1 es igual a T0.

Precio. No hay tarifa del cliente para ese trayecto, así que la regla es compra más margen. La tarifa de compra vigente del transportista colaborador, con un camión de 40 toneladas, es de 690,00 €; la regla de venta, coste más 18 %.

Líneas de compra y venta de la cotización, en euros (cifras inventadas)
LíneaCompra €ReglaVenta €
Porte Zaragoza (50197) a Getafe (28906)690,00compra + 18 %814,20
Carga y descargapor cuenta de cargador y destinatarioart. 20.1no incluida
Declaración de valorno solicitadaart. 57 y 61no incluida
Total, IVA aparte690,00814,20
Líneas de compra y venta de la cotización, en euros (cifras inventadas)

Reglas. Margen 814,20 - 690,00 = 124,20 €, el 15,25 % de la venta: por encima de un mínimo del 10 % y de 80 €. La venta queda bajo un umbral de validación de 1.500 € y la categoría «carga completa nacional, tarifa de compra vigente, mercancía ordinaria» está abierta al envío automático: la cotización sale a las 9:52, doce minutos después de T0. Dice que carga y descarga no están incluidas (art. 20.1), sin declaración de valor, con la validez y el precio revisable por gasóleo. El cliente la acepta ese día.

La revisión. El precio medio semanal del gasóleo era de 1,250 €/l la semana del contrato y de 1,320 €/l la del transporte. G = (1,320 - 1,250) / 1,250 × 100 = 5,6: supera el 5 %, la revisión es automática. Camión de 20 toneladas o más, Pmed de 1,320 €/l: C = 0,4. Venta: 5,6 × 814,20 × 0,4 / 100 = 18,24 €. Compra: 5,6 × 690,00 × 0,4 / 100 = 15,46 €. La agencia cobra 18,24 € más y paga 15,46 € más, las dos desglosadas en factura: el margen pasa a 126,98 €. Con 1,270 €/l al contratar, G sería 3,94: sin revisión en un contrato de un solo envío.

Diga si su mínimo es margen sobre venta o sobre coste. La calculadora de margen y beneficio pasa de uno a otro, y la calculadora de auditoría de facturas de transporte comprueba que el transportista factura lo que la cotización compró.

Qué automatizar primero y qué decide una persona

Automatice en el orden que deja el riesgo para el final:

  1. Registrar y clasificar cada email. Sin precio en juego, obtiene T0 y el tipo.
  2. Extraer y comprobar los diez datos, redactar la pregunta al cliente, calcular el peso tasable. El cotizador parte de una solicitud estructurada.
  3. Preparar las cotizaciones con tarifa, todas validadas por una persona. Mida cuántas salen sin retoque.
  4. Enviar sin intervención en la categoría más estrecha, y ampliar una a una.
  5. Peticiones spot: enviarlas y alinear las respuestas; elige el cotizador.

OFRET Groupe siguió ese camino: documentos, después cotizaciones, después una capa de verificación que envía los desvíos a un operador (caso de éxito). Cada situación tiene un responsable decidido de antemano:

Las situaciones de una solicitud, qué hace el software, quién decide y el estado resultante. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.
SituaciónQué hace el softwareQuién decideEstado
Completa, con tarifa vigente, mercancía ordinaria, reglas cumplidasLa cotiza, la escribe en el TMS y la envíaNadie, una vez abierta esa categoríaEnviada
El mismo caso, por encima del umbral de validaciónLa cotiza y la retiene con el cálculoResponsable de tarifasPor validar
Datos que faltan o se contradicenRedacta una pregunta; no cotiza a ojoEl departamento, o una regla, la envíaEsperando al cliente
Margen bajo el mínimo, tarifa caducada, compra anómalaBloquea el envío y muestra la regla y las cifrasResponsable de tarifasBloqueada
Peligrosa, temperatura controlada, fuera de gálibo, descarga por el conductorEstructura la solicitud y envía las peticiones spotCotizadorCon un cotizador
Licitación: varios trayectos, volúmenes, una fecha límiteLa deriva como un proyectoDepartamento de tarifasDerivada
Las situaciones de una solicitud, qué hace el software, quién decide y el estado resultante. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.

Medir el plazo, la conversión y el margen

Dos cifras dicen si la automatización funciona: la rapidez y la parte que se gana.

Qué medir en un departamento de cotizaciones, cómo y por qué. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.
MedidaCómoPor qué
Plazo de cotizaciónT2 - T0 de cada cotización enviada, mediana y percentil 90La mediana esconde las que esperan un día
Horas del departamentoEl plazo menos el tiempo esperando la respuesta del clienteLa parte del plazo que controla su equipo
Completa al llegarSolicitudes con los diez datos, sobre todas las solicitudes de cotizaciónDice si empezar por la recepción o por la tarificación
Enviada dentro del objetivoCotizaciones enviadas dentro de su propio objetivo, sobre las enviadasLa cifra que nota el cliente
Conversión sobre cotizaciones decididasGanadas / (ganadas + perdidas)Precio y servicio, en las cotizaciones que el cliente contestó
Conversión con caducadas como perdidasGanadas / (ganadas + perdidas + caducadas)Cuenta el silencio que recibe una cotización lenta o cara
Margen cotizado y margen facturadoEl de la cotización, y el de la factura del transportista, revisión por gasóleo incluidaUna cotización que pierde el margen al facturar estaba mal
Qué medir en un departamento de cotizaciones, cómo y por qué. Elaborado por Mirage Metrics, noviembre de 2026.

Dé cada tasa con su total al lado, y lea a la vez los motivos de pérdida.

Una fila por email: tipo, modo, los diez datos, las cuatro horas, quién cotizó y el resultado. El libro calcula las medidas de arriba, por circuito y por modo. No trae nada relleno: cada cifra es suya.

La calculadora de ROI de la automatización convierte las horas del departamento en retorno, con sus propias cifras.

Cuándo no compensa automatizar las cotizaciones

El software aporta poco cuando:

  • La mayoría de las solicitudes son spot, proyectos o fuera de gálibo sin tarifa: el trabajo es comprar capacidad.
  • Las tarifas viven en buzones personales y nadie sabe cuál está vigente: ordene antes las tarifas.
  • Llegan pocas solicitudes al día, todas distintas: ponerlo en marcha cuesta más de lo que ahorra.
  • El negocio son las licitaciones: un proyecto de tarifas, no un flujo de cotizaciones.
  • Nadie es dueño de las reglas: mínimos y umbrales necesitan un responsable antes que un software.

Si compra en lugar de construir, pregunte al proveedor dónde se leyó cada valor, cómo gestiona la caducidad de las tarifas, si guarda lo que pide la revisión por gasóleo y qué cifras vienen de un despliegue con nombre. Lo que Mirage despliega para este circuito está en la página de IA para transitarios.

Preguntas frecuentes

  • Sí, en una categoría estrecha que usted define: solicitud completa, trayecto con tarifa vigente, mercancía ordinaria, reglas cumplidas, bajo el umbral de validación. Empiece con todo validado y abra el envío automático categoría a categoría.

  • Con el artículo 38 de la Ley 15/2009 y la condición 3.4 de la Orden FOM/1882/2012: ΔP = G × P × C / 100, con G la variación del precio medio semanal del gasóleo entre contrato y transporte, P el precio pactado y C un coeficiente según el vehículo. Es automática desde el 5 %, y en el transporte continuado se aplica en cada periodo de facturación.

  • Según la regla TACT 3.9.4 de la IATA, el volumen de todos los bultos se divide por 6.000 cm³ por kilo; el peso tasable es el mayor entre ese peso y el bruto, redondeado al medio kilo o al kilo superior.

  • Según el artículo 20 de la Ley 15/2009, la carga es del cargador y la descarga del destinatario, salvo pacto escrito previo con el porteador, contra un suplemento facturado aparte. En vehículos de más de 7,5 toneladas, el conductor no participa, salvo las excepciones de la LOTT.

  • Anote la llegada de cada email, la hora en que sus datos están completos y la de envío, y dé la mediana y el percentil 90 del plazo. La conversión se calcula sobre ganadas y perdidas, y otra vez contando las caducadas como perdidas.

Fuentes y alcance

Verificado el . Ley 15/2009, Orden FOM/1882/2012 y LOTT leídas en sus textos consolidados del BOE, con las preguntas frecuentes del Ministerio de Transportes; Incoterms 2020 resumidos a partir de la ICC y de la ICC Academy; reglas aéreas según el TACT de la IATA tal como lo recoge el programa de la ASEAN; las reglas de un NVOCC y los recargos de una naviera como ejemplos, no como tarifas. El método, las tablas y el ejemplo son de Mirage; las cifras del ejemplo son inventadas.

Esta guía explica la práctica de la cotización con fines divulgativos. Sus contratos, las tarifas de los transportistas, el texto del BOE y el de la ICC prevalecen sobre lo que aquí se escribe.

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