Cómo automatizar pedidos B2B: del correo, el PDF y el EDI a un pedido de venta comprobado en el ERP

Un pedido EDI llega con cada valor en su campo; un correo que dice «lo mismo que la semana pasada, pero 12 del de 5 kg» no trae nada etiquetado. El canal cambia cuánto trabajo queda cuando el pedido llega, nunca qué comprobaciones necesita.

Empiece por contar un mes de mensajes por canal y por cliente, WhatsApp y reenvíos del comercial incluidos: no pasan por ningún buzón y son el volumen que menos se ve.

La entrada por correo es un buzón vigilado. En Biodéal, la bandeja de Outlook está conectada por webhook (Microsoft Graph) y cada correo dispara el proceso en segundos (caso de éxito). El agente de Microsoft para Business Central supervisa un buzón designado, filtra lo que queda fuera de su alcance (ofertas de venta, solicitudes de descuento) e ignora los adjuntos que no son de venta, como unas condiciones generales enviadas con la orden de compra (información general del agente).

Si sus clientes trabajan con EANCOM, el subconjunto de EDIFACT que publica GS1, el cliente envía un ORDERS, puede modificarlo con un ORDCHG, y el proveedor responde con un ORDRSP que acusa recibo, confirma, propone cambios o rechaza todo o parte del pedido (GS1, EANCOM ORDRSP). El correo no tiene nada parecido.

Casi todas las preguntas de quien graba pedidos se responden con un registro del ERP. Automatizar es hacer las mismas preguntas y detenerse en la primera sin respuesta limpia.

Fuente: agente de Business Central, referencias de producto, mejor precio, advertencias de crédito (Microsoft Learn); números de catálogo (SAP Business One); identificadores externos (Supply Chain Management).

Cliente y dirección de entrega

El agente de Microsoft identifica al cliente solo por la dirección del remitente en el campo E-Mail de un contacto, para que nadie se haga pasar por un cliente con un nombre parecido. Si un compañero reenvía el correo, el agente ve al compañero, y alguien vincula el contacto con «Usar otro contacto una vez» (información general). Prevea una regla para los reenvíos, el comercial que reenvía desde el móvil y los clientes con varias direcciones. Una dirección de entrega nueva se retiene siempre.

Artículos y referencias del cliente

La mayoría de los pedidos que se paran lo hacen porque nadie sabe qué artículo suyo quería decir el cliente. Business Central guarda el código del cliente como referencia de producto, que inserta en la línea su descripción, unidad o variante (Microsoft Learn); SAP Business One, como número de catálogo del interlocutor, uno por defecto por artículo (guía del cliente web, 1.6.3); Supply Chain Management, como identificador externo (Microsoft Learn). El agente de Microsoft busca por identificador exacto (número, número del proveedor, GTIN, referencias cruzadas), después por atributos y por último con una búsqueda difusa (información general).

Si esa tabla está vacía, llenarla es el primer proyecto, con cualquier herramienta: unos meses de pedidos emparejados con lo que grabó su equipo. Cada línea resuelta por una persona debería dejar una referencia. Una línea con dos candidatos se retiene: elegir es adivinar.

Unidades y formatos

Una línea bien leída puede seguir estando mal: 66 unidades o 66 cajas. En Biodéal, cuando un formulario da una cantidad sin unidad, el sistema compara el precio unitario del documento con la tarifa de SAP para cada unidad posible: un litro de leche a 1,17 € solo puede ser un cartón, no una caja de seis a unos 7 €. Las líneas deducidas se graban y se marcan (caso de éxito).

Precios, descuentos y riesgo

El precio de la línea lo pone el ERP, no el PDF. Business Central calcula el mejor precio a partir de los acuerdos del cliente, el producto, la unidad, la cantidad mínima y las fechas, con el cliente del campo Facturar al Cliente (Microsoft Learn). Dentro de su tolerancia, la línea entra al precio del ERP; fuera, decide una persona.

El riesgo es la comprobación que más se da por supuesta. Business Central avisa si el pedido supera el límite de crédito o hay deuda vencida, y su documentación dice: «Puede registrar, aunque se exceda el límite de crédito» (Microsoft Learn). Un aviso mostrado a un proceso automático no es nada si el proceso no lo convierte en una retención.

Fechas, pedidos repetidos y modificaciones

Retenga las fechas ambiguas («03/04», «semana 14») y compare las demás con lo que el ERP puede prometer. Un PDF reenviado, un pedido corregido y «anulen la línea 3» llegan como correos nuevos: la clave es el cliente más su número de pedido, comparando las líneas cuando coincide; el agente de Biodéal sigue un pedido a lo largo de varios correos (caso de éxito). Más causas de error en las causas de los errores de entrada de pedidos.

Lo que supera todas las comprobaciones entra; lo demás se retiene, según tres decisiones suyas.

• Dónde se pone la barrera. Grabar borradores o presupuestos hasta que alguien los libera, o grabar directamente y dejar en espera solo los retenidos. SAP Business One guarda borradores, «the preliminary version of a document», que el Service Layer convierte en pedidos con SaveDraftToDocument (referencia del Service Layer, guía del cliente web, 1.4.9). El agente de Business Central crea siempre primero un presupuesto, que no afecta a la planificación ni a las reservas; para ir directo a pedidos se desactiva «Enviar presupuestos para confirmación» y se activa «Hacer pedidos a partir de presupuestos» (información general). Empiece con borradores y abra la barrera cliente a cliente.
• Línea o pedido. Las líneas limpias pueden entrar mientras una se retiene, nunca cuando la duda está en el cliente, la dirección o un pedido repetido. Biodéal graba las líneas que puede y manda la dudosa como alerta, con un diagnóstico: ninguna línea se pierde.
• Lo que ve quien revisa. El documento, el valor leído, los candidatos y la comprobación que falló. Si tiene que reabrir el correo y buscar en el ERP, está grabando otra vez.

Un cliente nuevo, una dirección nueva y la anulación de un pedido ya expedido pasan siempre por una persona, igual que cada mensaje al cliente: el agente de Microsoft hace que un usuario designado apruebe todos los mensajes salientes (información general).

Los cuatro enfoques se combinan: ordene a sus clientes por pedidos en tres meses; los pocos grandes son candidatos al EDI, los habituales al portal, y la cola larga es donde se ganan el sitio la lectura y los agentes (para los demasiado pequeños para el EDI, véase la alternativa al EDI).

El OCR lee el documento; la captura por plantilla añade dónde está cada campo en un formato dado. Ninguno decide qué artículo es «88-120-B», si 66 son unidades o cajas, o si el PDF es el de ayer reenviado (véase OCR frente a LLM).

Lo que documentan los fabricantes de ERP

Sea cual sea la vía, el pedido se crea por la interfaz del propio ERP, con sus validaciones, su numeración y sus precios: no hace falta un ERP nuevo. SAP muestra el mismo pedido creado por POST /Orders en el Service Layer y por la DI API (Working with SAP Business One Service Layer); los de Biodéal entran por el Service Layer (caso de éxito; véase automatización de pedidos en SAP). Guarde con cada pedido el cliente y su número, para que un reintento tras un corte no cree otro. Con otro ERP habitual en España (Sage, a3ERP, Ekon, Holded), pregunte a su proveedor por qué interfaz se crea un pedido de venta desde fuera y si admite borradores.

¿El agente de pedidos de venta de Business Central o una herramienta de terceros?

Con Business Central, pruebe primero el agente de Microsoft con una semana de pedidos reales. Viene en el producto y el español (es-ES y es-MX) figura entre sus idiomas admitidos; el catalán, el euskera y el gallego no, y para esos Microsoft avisa de que «es posible que no funcionen según lo previsto» (Microsoft Learn): incluya en la prueba a los clientes que escriben en ellos. Consume créditos de Copilot (información general). Busque otra opción si recibe hojas de cálculo (los formatos documentados son PDF, PNG y JPG) o si sus reglas (redondeo a formato, envío según volumen, calendario de salidas) van más allá de su configuración.

Ninguna de las dos normas regula el pedido. El reglamento de Verifactu define el sistema informático de facturación como el hardware y el software «utilizado para expedir facturas» (art. 1.2 del Reglamento del Real Decreto 1007/2023), que los contribuyentes del impuesto sobre sociedades deben adaptar antes del 1 de enero de 2027 y los demás obligados antes del 1 de julio de 2027 (disposición final cuarta). El Real Decreto 238/2026 regula la factura electrónica entre empresarios y profesionales (art. 1), con efectos doce o veinticuatro meses después de su orden ministerial, según se superen o no los 8 millones de euros de volumen de operaciones (disposición final cuarta).

Si el ERP que recibe el pedido emite la factura, la adaptación a Verifactu es suya: una herramienta que solo crea pedidos no expide facturas. Pero la factura hereda la ficha del cliente sobre la que se grabó el pedido, y la solución pública de la Agencia Tributaria la admite cuando el NIF del expedidor y el del destinatario están correctamente informados (art. 11.3 del Real Decreto 238/2026): otra razón para que un cliente nuevo pase por una persona. Cómo se aplican a su empresa lo confirma su asesor fiscal.

La misma semana puede dar cuatro tasas distintas: escriba las definiciones antes del piloto.

La calculadora del coste de los errores de entrada de pedidos convierte el recuento en horas y coste. Haga el piloto en paralelo con el equipo, al menos dos semanas, con los formatos difíciles.