Le mémoire en réclamation : guide complet

Le régime du mémoire en réclamation dépend du marché, pas d'une loi unique. En marché public de travaux, il vient du CCAG Travaux auquel le marché se réfère. En marché privé de bâtiment, il vient de la norme NF P03-001 quand le contrat la cite, ou des clauses propres au contrat.

Marchés publics : le CCAG Travaux 2021

Le CCAG Travaux en vigueur a été approuvé par l'arrêté du 30 mars 2021, entré en vigueur le 1^er avril 2021, puis modifié par l'arrêté du 30 septembre 2021 (notamment sur les ordres de service et le décompte général) : c'est la version consolidée qui fait foi. Il ne s'applique qu'aux marchés qui s'y réfèrent. Entre le 1^er avril et le 30 septembre 2021, un marché qui visait « le CCAG » sans autre précision était réputé viser la version 2009 ; l'arrêté de 2009 a été abrogé au 1^er octobre 2021. Son article 55 organise tout le règlement des différends : mémoire en réclamation (55.1), modes alternatifs (55.2), contentieux (55.3) et groupements conjoints (55.4). L'article 12.4 organise le décompte général et renvoie à l'article 55 pour toute contestation (texte commenté de l'article 55).

Le CCAG n'est pas un règlement : il ne s'applique que si le marché le vise, et le CCAP peut y déroger. Le premier réflexe sur un dossier est donc de vérifier trois choses dans les pièces du marché :

1. Quelle version du CCAG est visée (2009 initial, 2009 modifié en 2014, ou 2021).
2. Quelles dérogations le CCAP liste, en particulier sur les articles 12, 13 et 55.
3. Qui est désigné comme maître d'œuvre, puisque la copie du mémoire lui est due.

Ce qui change entre les CCAG 2009, 2014 et 2021

Le CCAG Travaux 2009 a été modifié par l'arrêté du 3 mars 2014, applicable aux marchés dont la consultation a été lancée à partir du 1^er avril 2014 : il a ramené de 45 à 30 jours le délai de réclamation sur le décompte général et celui de la réponse du maître d'ouvrage, et créé le décompte général tacite. Le CCAG 2021 a repris ces délais en changeant la numérotation.

Beaucoup de marchés anciens sont encore en phase de décompte ou de contentieux. Le délai de 45 jours ne vaut que pour un marché régi par le CCAG 2009 dans sa version initiale, c'est-à-dire lancé avant le 1^er avril 2014 ; la jurisprudence récente sur les 45 jours concerne ces marchés, et son raisonnement vaut pour le délai de 30 jours. Dans tous les cas, le mémoire sur le décompte doit reprendre, à peine de forclusion, les réclamations antérieures non réglées : la règle existait déjà en 2009.

Le Code de la commande publique

Le Code de la commande publique encadre les délais de paiement, les intérêts moratoires et les modes amiables. Les comités consultatifs de règlement amiable des différends (CCRA) sont régis par ses articles R. 2197-1 et suivants. Le recours au juge administratif reste ouvert après l'échec de la phase précontentieuse.

Marchés privés : la norme NF P03-001

En marché privé de bâtiment, la norme Afnor NF P03-001 (édition d'octobre 2017) joue le rôle de cahier des clauses générales. Elle ne s'applique que si le marché la signe pour acceptation ou la rend applicable par son CCAP. Sa logique est proche du CCAG : mémoire définitif de l'entreprise, vérification par le maître d'œuvre, décompte définitif notifié par le maître d'ouvrage, puis acceptation ou contestation écrite par l'entreprise.

La Cour de cassation applique ces délais contractuels avec rigueur, dans les deux sens. Un décompte non contesté dans le délai devient définitif pour l'entreprise. À l'inverse, un maître d'ouvrage qui ne conteste pas le mémoire définitif dans les délais de la norme est réputé l'avoir accepté et ne peut plus opposer pénalités de retard ni coût de reprise des réserves (Cass. 3e civ., 6 juillet 2023, n° 21-25.214, commentée sur actu-juridique.fr). Le litige relève alors du juge judiciaire, pas du tribunal administratif.

En sous-traitance, le contrat de sous-traitance fixe ses propres règles. Le sous-traitant n'a pas de lien contractuel avec le maître d'ouvrage public ; ses réclamations passent par l'entreprise principale, qui doit les reprendre dans son propre mémoire pour qu'elles survivent au décompte.

Côté entreprise principale, cela suppose de suivre en continu les demandes et situations des sous-traitants pour pouvoir les reprendre à temps : voir la gestion des sous-traitants par l'IA et la validation des factures de sous-traitants. Pour comparer leurs offres en amont, notre calculateur de comparaison d'offres de sous-traitants est en accès libre.

Sous le CCAG Travaux 2021, une réclamation passe par deux moments : le différend en cours de chantier, puis le décompte général, qui est la dernière porte. Tout ce qui n'est pas repris dans le mémoire sur le décompte général est perdu, même si l'entreprise l'avait réclamé avant.

1. Le différend naît

Pour le Conseil d'État, un différend apparaît en principe avec une prise de position écrite, explicite et non équivoque de l'acheteur qui fait apparaître le désaccord (CE, 29 décembre 2022, Grand port maritime de Marseille, n° 458678). Un refus de payer une situation, un rejet d'une demande de prix nouveau ou un ordre de service contesté sont des points de départ typiques.

Les observations sur un ordre de service ont leur propre délai : sous le CCAG 2021, elles sont adressées au maître d'œuvre et au maître d'ouvrage dans les 15 jours suivant sa réception, sous peine de forclusion (article 3.8.2). Elles ne remplacent pas le mémoire en réclamation : elles en préparent le terrain. Un suivi rigoureux des OS et des avenants, décrit dans Avenants et ordres de service : ce que change l'IA, évite de découvrir un différend au moment du décompte.

2. Le mémoire en cours d'exécution

Le CCAG 2021 impose un mémoire pour tout différend avec le maître d'œuvre ou le maître d'ouvrage, mais ne fixe pas de délai propre pour les différends nés en cours de chantier ; le CCAG Travaux 2009 n'en fixait pas non plus. Le délai de deux mois à peine de forclusion parfois cité vient d'autres CCAG de 2009, comme celui des fournitures courantes et services (article 37), pas du CCAG Travaux. Déposer le mémoire tôt reste utile : il fait courir la réponse du maître d'ouvrage et permet de négocier pendant que le chantier dure.

3. La décision du maître d'ouvrage

Après avis du maître d'œuvre, le maître d'ouvrage notifie une décision motivée dans les 30 jours suivant la réception du mémoire. Faute de décision dans ce délai, la demande est réputée rejetée (articles 55.1.2 et 55.1.3).

4. Le projet de décompte final

Après la réception des travaux, l'entreprise notifie son projet de décompte final au maître d'œuvre et au maître d'ouvrage dans les 30 jours suivant la notification de la décision de réception (article 12.3.2). Elle est liée par ce qu'il contient : une somme absente du projet de décompte final est difficile à réintroduire plus tard. Les quantités qui le fondent viennent des métrés d'exécution ; leurs erreurs les plus fréquentes sont détaillées dans Tableau de métré : structure et erreurs. La révision de prix du solde peut se vérifier avec notre calculateur de révision de prix BTP, et la libération de la retenue de garantie avec le calculateur de retenue de garantie.

5. Le décompte général

Le maître d'ouvrage notifie le décompte général dans les 30 jours suivant la réception de la demande de paiement finale, à la plus tardive des deux dates de réception (maître d'œuvre ou maître d'ouvrage). S'il ne le fait pas, l'entreprise peut lui notifier son propre projet de décompte général signé ; sans réponse sous 10 jours, ce projet devient le décompte général et définitif (article 12.4.4, texte de l'article 12).

6. Le mémoire sur le décompte général

C'est l'acte décisif. L'entreprise dispose de 30 jours à compter de la notification du décompte général pour le renvoyer signé avec réserves, ou refuser de le signer, et notifier son mémoire en réclamation au maître d'ouvrage avec copie au maître d'œuvre. Ce mémoire doit reprendre, à peine de forclusion, toutes les réclamations antérieures non réglées définitivement (article 55.1.1).

Si les réserves ne sont pas motivées et chiffrées comme l'exige l'article 55.1, le décompte est réputé accepté et devient définitif (article 12.4.5). Si elles sont partielles, l'entreprise est liée sur tout ce qu'elles ne visent pas.

7. Les modes amiables

Après un rejet, les parties privilégient le CCRA, la conciliation, la médiation ou l'arbitrage dans les cas prévus par le Code de la commande publique. La saisine d'un CCRA, d'un conciliateur ou d'un médiateur interrompt le délai de recours contentieux (article 55.2.3 ; pour le CCRA, article R. 2197-16 du Code de la commande publique).

8. Le tribunal administratif

Pour les réclamations sur le décompte général, l'entreprise a 6 mois à compter de la décision du maître d'ouvrage, ou du rejet implicite, pour saisir le tribunal administratif. Passé ce délai, elle est réputée avoir accepté la décision et toute réclamation est irrecevable (articles 55.3.2 et 55.3.3). Devant le juge, elle ne peut invoquer que les chefs et motifs du mémoire.

Calendrier type d'un décompte contesté

De la réception des travaux au dernier jour pour saisir le juge, le chemin le plus court sous le CCAG 2021 tient en une dizaine de mois (4 fois 30 jours, puis 6 mois). Chaque délai court à partir d'une notification : conserver la preuve de date de chaque envoi et de chaque réception est une obligation pratique, pas une précaution. Les délais qui précèdent le décompte (ordres de service, constats, prix nouveaux, réception) sont rangés dans la table délais clause par clause du CCAG Travaux 2021.

Un mémoire recevable contient trois choses pour chaque chef de contestation : le motif, le montant et la justification (article 55.1.1). Le juge regarde le fond, pas le titre : tout document remis après un différend qui chiffre les sommes demandées et en expose les motifs vaut mémoire en réclamation (CE, 28 décembre 2001, n° 216642). À l'inverse, un devis rebaptisé facture, sans exposé de différend, n'en est pas un (CE, 15 février 2012, Commune de Souclin, n° 346255).

Les exigences de forme qui font tomber les dossiers

• Autoportant. Un mémoire qui renvoie à un courrier antérieur non joint ne vaut pas réclamation sur ce point (CE, 27 septembre 2021, Société Amica, n° 442455). Chaque pièce invoquée est annexée.
• Chiffré par chef. Un montant global sans ventilation par chef de contestation fragilise la recevabilité et limite ce que le juge pourra accorder.
• Notifié aux deux destinataires. Au maître d'ouvrage, avec copie au maître d'œuvre, chacun dans le délai. La copie au maître d'œuvre est une formalité substantielle : le délai s'apprécie à la réception par l'un et l'autre (CE, 2 février 2024, Société Valenti, n° 471122, rendu sous le CCAG 2009 initial et transposable aux 30 jours actuels).
• Signé par la bonne personne. En groupement, seul le mandataire présente les décomptes et transmet les réclamations (article 12.5.2). Un mémoire envoyé directement par un cotraitant non mandataire est irrecevable.
• Date certaine. Envoi par un moyen qui prouve la date de réception : lettre recommandée avec accusé de réception, remise contre récépissé ou plateforme de dématérialisation qui horodate.

Plan type d'un mémoire en réclamation

1. Identification. Marché (numéro, objet, lot), parties, maître d'œuvre, version du CCAG et dérogations du CCAP.
2. Objet et fondement. Référence à l'article 55.1 du CCAG Travaux 2021 et, s'il s'agit du décompte, à l'article 12.4.3 ; date de notification du décompte général.
3. Chronologie du chantier. Ordre de service de démarrage, événements perturbateurs, ordres de service, réserves émises, réceptions. Dates et pièces à l'appui.
4. Chefs de contestation. Un chapitre par chef, chacun avec : les faits et les pièces ; le fondement juridique (travaux supplémentaires, sujétions imprévues, faute du maître d'ouvrage, pénalités contestées, révision de prix) ; le lien de causalité entre le fait et le coût ; le montant HT, la méthode de calcul et le détail du calcul.
5. Reprise des réclamations antérieures. Liste de tous les différends nés en cours de chantier et non réglés, avec leur montant, pour éviter la forclusion de l'article 55.1.1.
6. Récapitulatif chiffré. Tableau des chefs, montant par chef, total HT, TVA, intérêts moratoires demandés.
7. Demandes. Somme réclamée, rectification du décompte général, mainlevée de pénalités, paiement des intérêts moratoires.
8. Bordereau des pièces. Numérotées, chacune citée dans le corps du mémoire.

Chefs de contestation fréquents

Pour plusieurs de ces chefs, la preuve se construit dès l'appel d'offres : un écart entre le DCE et ce qui a été exécuté se démontre mieux si l'analyse du dossier a été tracée (analyse du CCTP par l'IA, incohérences entre plans et spécifications). Les allongements de délai s'appuient sur un planning tenu à jour (planification de chantier et retards), et les pénalités contestées se recalculent avec le calculateur de pénalités de retard BTP.

Le juge accorde ce qui est prouvé, rattaché à un fait et calculé de façon vérifiable. Un mémoire gagne ou perd sur la qualité de la preuve du coût, rarement sur l'argument juridique seul.

Le droit à indemnité dépend du type de prix

En marché à prix forfaitaire, les difficultés d'exécution n'ouvrent droit à indemnité que si l'entreprise démontre soit des sujétions imprévues qui bouleversent l'économie du contrat, soit une faute de la personne publique : contrôle et direction du marché, estimation des besoins, conception ou mise en œuvre (CE, 5 juin 2013, Région Haute-Normandie, n° 352917). Les fautes d'autres intervenants ne suffisent pas à engager le maître d'ouvrage sur ce terrain.

Les travaux supplémentaires réalisés sans ordre de service restent indemnisables s'ils étaient indispensables à la réalisation de l'ouvrage dans les règles de l'art. En marché à prix unitaires, les quantités réellement exécutées sont payées au bordereau, et l'enjeu se déplace vers les métrés.

Postes indemnisables et méthode de calcul

Règles de prudence

• Chiffrer en coûts réels, issus de la comptabilité de chantier, plutôt qu'en estimations. Une méthode forfaitaire non justifiée est la première chose que le maître d'œuvre écarte.
• Isoler les causes. Un retard global imputé en bloc au maître d'ouvrage est rarement retenu ; le juge veut voir quelle part revient à quel événement, et ce qui relève de l'entreprise.
• Éviter le double compte : un même jour d'encadrement ne peut figurer à la fois dans les frais fixes d'allongement et dans un prix nouveau.
• Garder la cohérence avec le projet de décompte final, qui lie l'entreprise.
• Chiffrer les intérêts moratoires séparément. Dans la commande publique, ils courent de plein droit sur les paiements tardifs, au taux de refinancement de la BCE majoré de 8 points (article R. 2192-31 du Code de la commande publique), avec une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article D. 2192-35). Le délai de paiement applicable dépend de la catégorie d'acheteur.

Outils de chiffrage en accès libre

Ces outils donnent un ordre de grandeur vérifiable ; le montant final du mémoire reste celui de la comptabilité de chantier.

Le Conseil d'État lit les stipulations du CCAG à la lettre : la plupart des réclamations perdues le sont sur la recevabilité, avant tout examen du fond. Les décisions ci-dessous sont classées de la plus récente à la plus ancienne.

La règle commune à ces décisions tient en une phrase : le mémoire doit se suffire à lui-même, arriver à temps chez les deux destinataires et chiffrer chaque chef.

La forclusion éteint le droit de réclamer, même fondé. Elle sanctionne presque toujours un problème de date, de destinataire ou de contenu, rarement un problème de droit.

Un point mérite une attention particulière : le décompte général tacite. Quand le maître d'ouvrage ne notifie pas le décompte dans les délais, l'entreprise peut le forcer en notifiant son propre projet signé. Faute de réponse sous 10 jours, ce projet devient définitif, ce qui protège l'entreprise ; mais il la lie aussi sur tout ce qu'elle a oublié d'y inscrire.

Autre source de différends en fin de chantier : les réserves de réception. Une réserve non levée peut être mentionnée au décompte général et retenue contre l'entreprise ; leur suivi est traité dans Liste de réserves et clôture de chantier.

Le CCAG 2021 demande aux parties de privilégier les modes amiables après l'échec du mémoire. Leur intérêt pratique est double : ils peuvent aboutir sans procès, et leur saisine interrompt le délai de recours contentieux.

Le CCRA rend un avis consultatif, fondé en droit et en fait, que l'acheteur reste libre de suivre (justice.fr). Une simple demande adressée à l'acheteur de saisir le comité ne vaut pas saisine : le dossier doit être déposé au secrétariat du comité compétent, par lettre recommandée ou contre récépissé (mémo FNTP).

Le dossier remis au CCRA ou au médiateur reprend le mémoire en réclamation. Un mémoire bien construit sert donc trois fois : devant le maître d'ouvrage, devant l'instance amiable, puis devant le juge si nécessaire.

Un mémoire en réclamation solide se rédige en quelques jours parce qu'il a été documenté pendant des mois. Le délai de 30 jours après le décompte général est trop court pour reconstituer un chantier de deux ans à partir des boîtes mail, des comptes rendus et des classeurs.

Ce que le dossier doit contenir avant la réception

• Un registre des différends : date d'apparition, pièce qui le fait naître, montant estimé, statut (en discussion, mémoire déposé, rejeté, réglé).
• Un calendrier des délais contractuels propre au marché : version du CCAG, dérogations du CCAP, dates de notification réelles.
• Pour chaque événement perturbateur, le lien vers les pièces sources : OS, compte rendu, journal de chantier, photos, échanges avec le maître d'œuvre.
• Les coûts rattachés à chaque événement, issus de la comptabilité analytique du chantier.
• Les métrés d'exécution et l'historique des indices de plans, pour prouver les quantités réellement exécutées.

Ce que changent des agents IA déployés sur les données du chantier

Le travail décrit ci-dessus est surtout un travail de lecture, de rapprochement et de suivi de dates. C'est le terrain où des agents IA, déployés sur les documents réels du chantier, retirent le plus de charge aux équipes travaux et au service juridique.

L'agent ne remplace ni le juriste ni l'avocat. Il garantit qu'au jour où le décompte arrive, aucune réclamation n'est oubliée, chaque montant pointe vers sa pièce, et les 30 jours servent à arbitrer plutôt qu'à chercher.

Où ces agents s'insèrent dans le travail du chantier

Le registre des différends n'est pas un outil isolé : il se nourrit des mêmes documents que le reste du pilotage de chantier.

• Les comptes rendus, RFI et fiches techniques : suivi des RFI et fiches techniques par l'IA.
• Le quotidien du conducteur de travaux, qui produit l'essentiel des pièces : l'IA pour le conducteur de travaux.
• La vision consolidée des écarts de coûts et de délais : tableaux de bord de chantier en temps réel et étude de cas sur la réduction des dépassements de budget.
• Les grands projets d'infrastructure, où les volumes documentaires rendent le suivi manuel des différends le plus fragile : l'IA sur les projets routes, ponts et tunnels.
• Les marchés à bons de commande, où les écarts de quantités au BPU nourrissent souvent les réclamations : suivi des marchés à bons de commande et BPU.

Le fonctionnement général de ces agents est décrit dans Agents IA en construction, et leurs conditions d'accès aux données dans Sécurité des données et IA dans le BTP.

Mirage Metrics déploie ce type d'agents dans les entreprises de construction selon un modèle de forward deployed engineering : des ingénieurs sur place, qui travaillent sur les plans, les DCE et les documents de chantier existants, sans changer d'outil métier. Les briques utilisées sont présentées sur la page Construction Intelligence, la plateforme et l'offre Document Intelligence ; des déploiements sont décrits dans les études de cas John Cockerill, OCBM et ROUANDI.